Работа с заявлениями абитуриентов.
Как уже говорилось выше, после заполнения Анкеты абитуриента автоматически создается и заполняется документ «Заявление поступающего». Доступ к данному документы осуществляется как на форме Мастера приемной кампании, так и на панели навигации раздела «Приемная комиссия». Документ «Заявление поступающего» может быть создан не только из Анкеты абитуриента, но и стандартно при помощи кнопки «Создать» на форме списка документа «Заявление поступающего».
Внимание! Как бы ни был создан документ «Заявление поступающего», после проведения какие бы то ни было изменения могут быть внесены в него только с помощью кнопки «Действия». Данное ограничение предусмотрено, чтобы минимизировать возможность ошибочного изменения данных пользователем и иметь возможность в случае ошибки вернуться к ранее созданному документу, не восстанавливая информацию вручную.
При создании нового документа «Заявление поступающего» из формы списка выполняется следующая последовательность действий:
В поле «Приемная кампания» указывается текущая приемная кампания;
В поле «Физическое лицо» нажать кнопку […] и выбрать абитуриента на форме выбора физических лиц.
Поле «Тип заявления» заполняется автоматически и при создании нового заявления содержит значение «Заявление на прием документов».
На вкладке «Направления подготовки» нажать кнопку «Добавить».
Заполнить появившуюся строку аналогично заполнению вкладки «Направления подготовки» в Анкете абитуриента.
Примечание. Поля «Поток» и «Группа» сохранились с предыдущих версий «1С:Университет». В данных полях посл проведения документа «Распределение по группам при поступлении» отображались данные о потоке и группе, в составе которых абитуриент сдает вступительные испытания. В релизе 1.1.5.3 данные поля не заполняются.
На вкладке «Дополнительно» указать способ доставки и возврата документов, а также, при необходимости, отметку о нуждаемости в общежитии.
В области «Отличительные признаки» могут быть указаны данные об отличительных признаках и результатах олимпиад. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить» на соответствующей подчиненной вкладке и заполнить поля формы регистра.
Для внесения информации об олимпиадах в документе «Заявление поступающего» необходимо, чтобы результат участия в олимпиаде был предварительно указан на вкладке «Отличительные признаки».
При внесении информации о результатах участия в олимпиадах после заполнения вкладки «Отличительные признаки» следует перейти на вкладку «Результаты олимпиад» и нажать кнопку «Создать», после чего заполнить поля открывшейся формы регистра «Результаты олимпиад» и нажать кнопку «Записать и закрыть».
Для сохранения изменений, внесенных в документ «Заявление поступающего», следует нажать кнопку «Провести» или «Провести и закрыть».
После этого будет открыта форма выбора вступительных испытаний абитуриентов.
На форме выбора вступительных испытаний абитуриентов для каждого учебного плана направления подготовки (специальности) отображается список предметов, по которым абитуриент должен сдать вступительные испытания в соответствии с документом «Вступительные испытания». По умолчанию форма вступительного испытания по предмету устанавливается в нижней табличной части формы (поле «Форма испытания»). При необходимости форма вступительного испытания по предмету может быть изменена. Также на данной форме может быть указана необходимость формирования документа «Допуск к вступительным испытаниям» по определенному предмету («галочка» в поле «Требуется допуск»).
Внимание! Перечень форм вступительных испытаний составляется в соответствии с данными справочника «Наборы вступительных испытаний» (заполняется в ходе настройки конкурсных групп).
Напомним, проведения документа «Заявление поступающего» внести изменения в заявление абитуриента невозможно.
Рассмотрим различные ситуации, когда может потребоваться внесение изменений в документ «Заявление поступающего».
Примечание. Кнопки «Действия» и «Печать» становятся видимыми только после проведения документа.
1. Абитуриент забрал документы
В этом случае необходимо создать заявление на отзыв документов. Для этого необходимо:
Открыть документ «Заявление поступающего» абитуриента, отзывающего заявление.
На форме документа «Заявление поступающего» нажать кнопку «Действия» и выбрать из выпадающего списка пункт «Отозвать заявление»
В результате будет создано заявление на отзыв документов, в котором в поле «Тип заявления» автоматически указывается значение «Заявление на отзыв документов», а в поле «Основание» содержится ссылка на прежнее заявление поступающего.
После этого информация об абитуриенте сохраняется в базе данных, но не используется при дальнейшей работе – абитуриент выбывает из конкурса и не упоминается в отчетах.
Примечание. Если отчет составляется на дату, предшествующую дате отзыва заявления, абитуриент еще будет учитываться в отчете. Например, если абитуриент отозвал документы 20 июня, то его данные будут включены в отчет «Списки абитуриентов» за 19 июня, но не будут включены в этот отчет за 20 июня (время отзыва документа также учитывается).
2. Абитуриент подал заявление на другое направление подготовки.
Если абитуриент:
подал заявление на другое направление подготовки (отказавшись от текущего);
изменил основание поступления или категорию приема;
подал заявление еще на одно направление подготовки в дополнение к текущему;
предоставил новый документ об образовании;
предоставил информацию об имеющихся у него льготах или отличительных признаках,
следует воспользоваться командой «Изменить перечень направлений». Для этого необходимо:
Открыть существующий документ «Заявление поступающего».
Нажать кнопку «Действия» на форме документа «Заявление поступающего» и выбрать из выпадающего списка команду «Изменить перечень направлений подготовки».
В результате будут автоматически созданы два заявления – заявление на отзыв документов (к нему можно не обращаться, оно необходимо только для внутреннего учета в конфигурации) и заявление на изменение документов. В поле «Тип заявления» нового заявления будет автоматически указано значение «Заявление на изменение документов».
В созданном заявлении на изменение документов:
может быть удалена строка табличной части, содержащая сведения о направлении подготовки, с которого абитуриент отозвал заявление;
могут быть изменены значения любых полей в строке, содержащей сведения о текущем учебном плане направления подготовки (специальности), на которое подает заявление абитуриент;
может быть добавлена новая строка в табличной части формы документа, содержащая сведения о новом направлении подготовки, куда подает заявление абитуриент;
может быть добавлена информация о льготах и отличительных признаках абитуриентов на вкладке «Дополнительно».
Все описанные изменения производятся, как было описано выше. При проведении нового заявления (так же, как и при проведении первого заявления) будет открыта форма набора вступительных испытаний абитуриентов, на которой отображаются все сдаваемые предметы и при необходимости может быть изменена форма проведения вступительного испытания по тому или иному предмету.
Внимание! Перечень форм вступительных испытаний составляется в соответствии с данными справочника «Наборы вступительных испытаний» (заполняется в ходе настройки конкурсных групп).
3. Необходимо изменить приоритеты между несколькими направлениями подготовки, на которые поступает абитуриент, или изменить вид предоставленных документов
В этом случае необходимо:
Открыть существующий документ «Заявление поступающего».
Нажать кнопку «Действия» и выбрать из выпадающего списка команду «Изменить приоритет и вид документа».
В результате, как и в предыдущем случае, будут автоматически созданы два заявления – заявление на отзыв документов (к нему можно не обращаться, оно необходимо только для внутреннего учета в конфигурации) и заявление на изменение документов. В поле «Тип заявления» нового заявления будет автоматически указано значение «Заявление на изменение документов».
В новом заявлении может быть редактировано значение поля «Вид документа», а также с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз» изменен приоритет направлений подготовки относительно друг друга (значение поля «Приоритет» при этом пересчитывается автоматически).
4. Абитуриент предоставил новые документы для внесения в личное дело.
В этом случае вносятся изменения в документ «Личное дело», где содержится перечень всех документов, предоставленных абитуриентом (заявление, ксерокопия паспорта, аттестат и т.д.).
Документ «Личное дело» может быть открыт из формы списка (доступ осуществляется на панели навигации раздела «Приемная комиссия») и затем редактирован. Также изменение личного дело может быть проведено с помощью кнопки «Действия» документа «Заявление поступающего» – в этом случае необходимо выбрать пункт «Изменить личное дело».
В результате будет открыта форма документа «Личное дело». Добавление новых документов может быть произведено:
вручную с помощью кнопки «Добавить»;
автоматически с помощью кнопки «Заполнить» – если информация о новых документах была внесена в ходе заполнения документа «Заявление поступающего» (справки об инвалидности, дипломы победителей и призеров олимпиад и т.д.).
При заполнении вручную необходимо заполнить поля:
«Документ» – в данном поле необходимо нажать кнопку […] и выбрать в открывшейся форме списка справочника «Типы документов» тип документа;
«Вид» – оригинал или копия;
«Количество» – с клавиатуры вводится информация о количестве экземпляров документа.
Примечание. Изменение документа «Личное дело» производится одинаково независимо от того, был открыт документ из формы списка или с помощью кнопки «Действия – Изменить личное дело».
Примечание. Чтобы выполнить отзыв заявления, изменение приоритета направлений подготовки и изменения вида документа и перечня направлений подготовки можно воспользоваться кнопкой «Действия» на форме списка документа «Заявление поступающего», предварительно выделив нужное заявление.
5. Абитуриент забрал документы после зачисления в вуз
Если абитуриент был зачислен в вуз (т.е. для него был проведен приказ на зачисление в вуз), а затем абитуриент забрал документы, необходимо выполнить следующие действия:
Перейти в раздел «Управление студенческим составом».
Открыть документ «Приказы».
Нажать кнопку «Создать» на форме списка документа «Приказы».
В открывшейся форме документа «Приказы» нажать кнопку «добавить» над левой частью формы документа.
Нажать кнопку […] и выбрать из выпадающего списка тип приказа «Отчисление».
Над правой табличной частью формы документа «Приказы» нажать кнопку «Добавить».
В открывшейся форме выбора физических лиц выбрать зачисленного абитуриента, который отозвал документы (можно воспользоваться функцией поиска по ФИО).
В поле «Дата» указать дату отчисления.
При необходимости заполнить поле «Аналитика».
Провести приказ.
6. После составления первого списка рекомендованных к зачислению абитуриент поступает на направление подготовки с более низким приоритетом, чем то, на которое он рекомендован.
Если после составления первого списка рекомендованных к зачислению абитуриент принимает решение поступать на направление подготовки с более низким приоритетом, чем то, на которое он рекомендован, либо на направление подготовки, отсутствующее в первоначально поданном заявлении, следует выполнить следующие действия:
При поступлении на направление подготовки с более низким приоритетом – производится смена приоритета в соответствии с последовательностью действий, описанной в пункте 3.
При подаче заявления на новое направление подготовки – производится смена направления подготовки в соответствии с последовательностью действий, описанной в пункте 2.
7. Создание печатных форм из заявления поступающего.
Из документа «Заявление поступающего» могут быть созданы следующие печатные формы:
заявление абитуриента;
опись личного дела;
согласие на обработку персональных данных.
Для создания печатных форм необходимо нажать кнопку «Печать» на форме документа «Заявление поступающего» и выбрать нужное значение из выпадающего списка.
3.
Экзаменационные листы абитуриентов.
В документе «Экзаменационный лист» содержится информация о предметах, которые сдает абитуриент при поступлении на определенных условиях на конкретное направление подготовки. В документе указываются:
приемная кампания, в рамках которой поступает абитуриент;
ФИО абитуриента;
конкурсная группа, в которую включен абитуриент;
учебный план направления подготовки (специальности);
курс, на который будет зачислен абитуриент;
набор вступительных испытаний;
основание поступления;
перечень предметов, которые должен сдать абитуриент; для каждого предмета указывается форма вступительного испытания в соответствии с набором вступительных испытаний.
Данный документ заполняется автоматически при заполнении Анкеты абитуриента или проведении документа «Заявление поступающего» и, начиная с релиза 1.1.5.3, не редактируется пользователем. В текущей версии данный документ носит скорее справочный характер. При изменении в документе «Заявление поступающего» перечня направлений подготовки, основания поступления или формы вступительного испытания на форме выбора вступительных испытаний, создается новый документ «Экзаменационный лист».
Печатная форма экзаменационного листа формируется с помощью кнопки «Печать».
4.
|
