Иные понятия и термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, соответствуют понятиям и терминам, определенным в законодательстве Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, министерствах области и иных органах исполнительной власти области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства и контроля Правительства области (далее - управление делопроизводства и контроля) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего нормативного акта.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Регламентом Правительства Саратовской области.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой документационного обеспечения управления.
В аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области эти функции выполняет управление делопроизводства и контроля.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
В министерствах и комитетах области, других органах исполнительной власти области ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу, или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией и примерной должностной инструкцией ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 2 февраля 2005 г. N 15.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников органов исполнительной власти области и их структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях со структурой органов исполнительной власти области и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которых отражает специфику работы аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, применяются в органах исполнительной власти области в соответствии с практикой и спецификой работы этих органов с обязательным соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства и контроля.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется управление делопроизводства и контроля.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.6. Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется министерством информации и печати области. Передача информации другим путем запрещается.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 09.11.2009 N 120, от 10.06.2010 N 175)
1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области и Правительства области, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.
1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера.
II. Прием поступающей корреспонденции
2.1. Корреспонденция, адресованная Губернатору области, вице-губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области, управляющему делами Правительства области, принимается к регистрации и дальнейшей обработке в отделе документооборота управления делопроизводства и контроля (далее - отдел документооборота).
(п. 2.1 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.10.2016 N 390)
2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным, через отдел специальной документальной связи Правительства области (далее - отдел специальной документальной связи), а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой. Вся корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий документ, независимо от вида поступления.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175)
2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, в реестрах к заказным письмам, на квитанциях) телеграмм и т.д.
(п. 2.3 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ. Для доставки нарочными в комплекс зданий Правительства области (ул. Московская, 72) используется шкаф для корреспонденции, установленный в проходной Правительства области. Выемка корреспонденции производится дважды в день: в 9 часов и 14 часов. Разовый пропуск для доставки корреспонденции непосредственно в отдел документооборота может быть оформлен работникам органов исполнительной власти и их структурных подразделений и работникам учреждений связи.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаются следующие требования:
доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущего или предыдущего дня;
доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой только текущего дня;
в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.
2.5. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается дежурными специалистами управления делопроизводства и контроля или в секретариатах Губернатора области, вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области. Если текст предполагает незамедлительное исполнение, дежурный специалист управления делопроизводства и контроля производит регистрацию путем проставления штампа входящего документа и даты (без присвоения входящего номера), оставляет себе копию, а оригинал передает для информирования соответствующих должностных лиц в секретариат адресата дежурному работнику с проставлением на копии даты, времени и фамилии получившего документ. В первый рабочий день работник секретариата передает документ (с резолюцией или без нее) в отдел документооборота для регистрации и дальнейшей обработки.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
При поступлении аналогичных документов в органы исполнительной власти области дежурные работники принимают все меры для доведения документов до руководителей.
2.6. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1 - 3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной власти области.
2.7. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам.
III. Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
3.2. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.
3.3. Обращения граждан, поступившие заказной почтой в отдел документооборота, регистрируются путем записи в журнал с последующей передачей под роспись работнику управления по работе с обращениями граждан Правительства области. Аналогичные письма, полученные обычной почтой, передаются туда же без регистрации.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
В органах исполнительной власти области обращения граждан регистрируются и обрабатываются в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Саратовской области от 29 июля 2010 г. N 142-ЗСО "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в государственные органы Саратовской области и органы местного самоуправления", административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве области, внутриведомственными нормативными актами.
(часть вторая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
3.4. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.
3.5. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
регистрируемая без постановки на контроль.
3.6. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, руководителей федеральных округов, руководителей субъектов Российской Федерации, депутатов областной Думы, а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа.
3.7. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.8. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).
3.9. Входящие контрольные документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления и индекса соответствующего секретариата. Далее контрольный документ проходит электронную регистрацию, заполняется регистрационная карточка с автоматическим присвоением регистрационного номера.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
3.10. Корреспонденция на иностранном языке регистрируется после ее перевода на русский язык; входящий номер и дата проставляются на день окончания перевода и поступления ее в отдел документооборота. Дальнейшая работа с документом происходит в соответствии с порядком прохождения входящей корреспонденции.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
3.11. Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируется путем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и передается под роспись в соответствующий секретариат в нераспечатанном виде.
3.12. Регистрационная карточка заполняется по установленной форме (приложение N 1) и распечатывается в одном экземпляре для ведения картотеки в отделе документооборота.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Секретариаты Губернатора области, вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, структурные подразделения аппарата Губернатора области, могут вести аналогичные картотеки.
(часть вторая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.10.2016 N 390)
3.13. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция распределяется по рабочим папкам руководителей для последующей передачи в соответствующие секретариаты. При этом учитывается тематика изложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место, содержание предыдущих резолюций, а также соответствие распределению обязанностей, утвержденному постановлением Губернатора области.
Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется Губернатору области, работник отдела документооборота имеет право распределять корреспонденцию в вышеприведенном порядке вне зависимости от фамилии адресата.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
3.14. Губернатору области направляется корреспонденция от:
Президента Российской Федерации;
Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей;
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей;
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избранных от Саратовской области;
федеральных министров и руководителей федеральных агентств;
полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;
глав администраций регионов Российской Федерации;
иерархов религиозных конфессий;
руководителей партий и крупных общественных организаций, деятелей науки, культуры, искусства и т.д.;
письма, исполнение которых предполагает координацию действий нескольких министерств, ведомств, отраслей, должностных лиц;
письма, содержащие личное приглашение Губернатору области, предложение лично выступить на предполагаемом мероприятии;
письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личную договоренность;
письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии, природопользования и др.
В органах исполнительной власти области руководитель может принимать к рассмотрению корреспонденцию согласно требованиям, установленным в данном органе власти.
3.15. В период отсутствия Губернатора области и исполнения его обязанностей вице-губернатором области или другим должностным лицом ежедневная корреспонденция Губернатору области комплектуется в отделе документооборота в установленном порядке и в полном объеме в отдельной папке передается в секретариат должностного лица, исполняющего в данный момент обязанности Губернатора области.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68)
Если необходимо личное ознакомление Губернатора области с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в отдел документооборота с пометкой "Ознакомить Губернатора" с указанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области. В день, когда Губернатор области приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Если документ требует незамедлительного исполнения, и в то же время должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности Губернатора области, считает целесообразным личное ознакомление Губернатора области с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, для личного доклада Губернатору области.
В период отсутствия вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в отделе документооборота в установленном порядке и передается на рассмотрение в секретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятся руководителем секретариата по согласованию с заинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнением документов остается за должностным лицом, в секретариат которого направлен документ непосредственно из отдела документооборота.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
3.16. При передаче контрольного документа из отдела документооборота в секретариаты руководителей получатель расписывается в правом нижнем углу регистрационной карточки. Кроме того, регистрационная карточка направляется в секретариат руководителя в электронном виде посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" сразу после ее регистрации.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
3.17. После рассмотрения корреспонденции руководителем секретариат вносит резолюцию руководителя в электронную регистрационную карточку документа посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" и в соответствии с резолюцией пересылает электронную карточку исполнителю и ставит документ на контроль. Затем документ с резолюцией направляется исполнителю через отдел документооборота.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371)
3.18. На документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящих документов" с указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются под роспись в журнале в соответствующие секретариаты.
3.19. Правительственная почта, поступившая по каналам фельдъегерской связи: федеральные законы, правовые акты и поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления и протоколы комиссий при Правительстве Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, регистрируется в управлении делопроизводства и контроля. На каждый документ заполняется регистрационная карточка установленной формы (приложение N 2).
После регистрации вся правительственная почта вместе с регистрационными карточками передается в секретариат Губернатора области (в отсутствие Губернатора области - в секретариат вице-губернатора области) и после рассмотрения возвращается в управление делопроизводства и контроля для дальнейшей работы в соответствии с требованиями Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области, утвержденного постановлением Губернатора Саратовской области от 1 августа 2011 г. N 131. За каждый документ получатель расписывается в реестре.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68)
3.20. Договоры и соглашения, заключаемые Правительством области и подписанные Губернатором области, вице-губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области, регистрируются в отделе документооборота, их тексты хранятся там же и передаются в установленном порядке в архив Правительства области. Регистрация осуществляется путем присвоения порядкового номера согласно записи в "Журнале регистрации договоров и соглашений"; номер и дата регистрации располагаются под подписью должностного лица Правительства области.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в Правительство области, в министерства области или иные органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4. Порядок и сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения определяется руководителем органа исполнительной власти области. В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним, рабочий день. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя.
4.6. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется секретариатами руководителей, куда первоначально направлен документ из отдела документооборота, либо поступил в соответствующий секретариат с резолюцией Губернатора области. Если документ с резолюцией Губернатора области адресован нескольким должностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностного лица, фамилия которого стоит первой.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
4.7. Если резолюция Губернатора области адресована непосредственно в органы исполнительной власти области или структурные подразделения аппарата Губернатора области, то отдел документооборота передает в секретариат курирующего руководителя копию письма (без приложений) с резолюцией Губернатора для оперативного контроля за исполнением документа.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
4.8. При получении руководителем информации от исполнителя о выполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.
4.9. Закрытие документа и его списание "В дело" производится министром области - руководителем аппарата Губернатора области, а также в секретариатах вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставит отметку "В дело", а работник секретариата переносит реквизиты ответа в электронную карточку посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция".
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
V. Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатора области или Правительства области, подлежат регистрации в отделе документооборота. Документы, изготовленные на бланках вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области регистрируется в соответствующих секретариатах в журнале учета исходящей корреспонденции.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в отдел документооборота.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
При получении документов для отправки работники отдела документооборота проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе документооборота на электронных карточках (приложение N 1). Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 1-07-03-845.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.4. Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе документооборота. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
После регистрации документы отправляются отделом документооборота адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотрудником отдела документооборота по согласованию с отправителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то на втором экземпляре документа, остающегося в отделе документооборота, делается запись "Первый экземпляр получил..." с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях по требованию работника отдела - времени получения документа.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371)
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе документооборота или переданных на хранение в архив, в случае необходимости могут быть выданы по требованию руководителей секретариатов Губернатора области, вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области или исполнителя соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
5.5. В администрации муниципальных районов области корреспонденция отправляется заказной почтой один раз в неделю (пятница). В день отправки корреспонденции документы принимаются отделом документооборота до 11 часов.
(п. 5.5 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.6. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.
Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел документооборота для отправки простой и заказной почтой, должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, в следующем порядке:
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 N 386)
для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
(часть третья в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.
|
