11.7. Сводная номенклатура дел Губернатора области, Правительства области ежегодно составляется, уточняется управлением делопроизводства и контроля, подписывается начальником управления делопроизводства и контроля, согласовывается в ЭК аппарата Губернатора области, с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (не позднее 25 декабря) и утверждается министром области - руководителем аппарата Губернатора области.
(часть первая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
В течение года по согласованию с управлением делопроизводства и контроля в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
(п. 11.6 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
11.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.9. Графы номенклатуры дел органа исполнительной власти области и его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название органа исполнительной власти, которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разное", "разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
"Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады, информации)".
Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства").
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела например: "Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела по представлению архива и ЭК органа исполнительной власти области.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15)
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
11.10. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
XII. Формирование и оформление дел
12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В органах исполнительной власти области дела формируются, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм). При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти области.
12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа - заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложение N 10), в которой указываются наименование органа исполнительной власти области, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти области;
номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти области;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти области, согласованной с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела;
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15)
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти области черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (до этого он проставляется карандашом).
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15)
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела органа исполнительной власти области, обозначения кодов государственного архива и органа исполнительной власти области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.8. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 11), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
12.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
12.10. В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя дела по установленной форме (приложение N 12), где указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии и т.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.
12.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, на хранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю для дооформления.
XIII. Организация оперативного хранения документов
13.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти области или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
14.1. В архив органа исполнительной власти области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2. В ведомственный архив Правительства области передаются дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, через год после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Правительства области не сдаются, а хранятся в структурных подразделениях аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области и уничтожаются по истечении соответствующих сроков.
14.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти области включает работу по проведению экспертизы ценности документов.
14.4. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
14.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти.
14.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
14.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
14.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой "ЭПК". Отметка "ЭПК", поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК органа исполнительной власти области.
14.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
14.10. Описи дел структурных подразделений органа исполнительной власти области составляются по установленной форме (приложение N 13) в трех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и представляются в архив органа исполнительной власти области через год после завершения дел в делопроизводстве.
По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти области.
14.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти области, которую готовит архив органа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем органа исполнительной власти области.
14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению (приложение N 14) рассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной власти одновременно с описями дел и утверждаются руководителем органа исполнительной власти области после утверждения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения; после этого орган исполнительной власти области имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего органа исполнительной власти области, структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
14.14. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
14.15. Передача дел в архив органа исполнительной власти области осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти области.
14.16. Передача дел в ведомственный архив Правительства области осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником управления делопроизводства и контроля.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
14.17. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти области сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа исполнительной власти области или его структурного подразделения обязаны устранить.
14.18. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника органа исполнительной власти области или его структурного подразделения. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
14.19. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив органа исполнительной власти области сотрудниками структурных подразделений.
14.20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.21. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в ведомственном архиве Правительства области в течение 5 лет, а материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти дела передаются в государственный архив Саратовской области в установленном порядке.
14.22. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственном архиве Правительства области, предоставляются работникам Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседаний Правительства области и указатели рассылок не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.
14.23. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
15.1. Все печати, штампы и факсимиле, используемые в аппарате Губернатора области, регистрируются в управлении делопроизводства и контроля и выдаются под роспись в специальном журнале.
Печати, штампы и факсимиле, используемые в органах исполнительной власти области, учитываются в соответствующих журналах учета печатей и штампов органов исполнительной власти области и также выдаются под роспись.
При смене должностного лица, ответственного за использование и хранение печати, делаются соответствующие записи и отметки в журнале учета печатей и штампов.
(п. 15.1 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 N 386)
15.2. Губернатором области и Правительством области используются следующие печати:
круглая гербовая печать Губернатора области - ставится на подпись Губернатора области (с указанием должности);
круглая гербовая печать Правительства области - ставится на подпись Губернатора области (с указанием должности) в связи с осуществлением им полномочий по руководству Правительством области; вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области в договорах, свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств;
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
круглая гербовая печать с изображением герба Саратовской области - ставится для заверения подписи должностного лица, подписавшего командировочное удостоверение;
малая гербовая печать Губернатора области - ставится на удостоверения должностных лиц аппарата Губернатора и Правительства области и на удостоверениях к орденам и медалям;
круглая печать аппарата Губернатора области - ставится на подпись министра области - руководителя аппарата Губернатора области;
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68)
абзац исключен с 7 декабря 2012 года. - Постановление Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371;
круглая печать "Управление делопроизводства и контроля Правительства Саратовской области" - ставится на копии постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области и иных документов, указанных в пункте 7.40;
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
круглые печати "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для командировок" - ставятся соответственно на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую связь при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений;
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
круглая печать "Управление кадровой политики и государственной службы Правительства Саратовской области" - ставится на документах по личному составу;
для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы.
15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.
15.4. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности (удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых документах и в других предусмотренных законодательством случаях), ставится гербовая печать.
15.5. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.
15.6. Изготовление печатей, штампов, факсимиле для аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области, министерства по делам территориальных образований области, управления специальных программ Правительства области, комитета общественных связей и национальной политики области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области производится по указанию управляющего делами Правительства области с обязательным согласованием проекта печати с правовым управлением Правительства области.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 14.11.2008 N 151, от 10.06.2010 N 175)
15.7. Ответственность за хранение и правильное использование возлагается:
круглых гербовых печатей Губернатора области и Правительства области с изображением Государственного герба Российской Федерации - на начальника управления делопроизводства и контроля;
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
круглой гербовой печати Правительства области с изображением герба Саратовской области, малых гербовых печатей "Губернатор Саратовской области", "Правительство Саратовской области", "Аппарат Губернатора Саратовской области" - на заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника управления кадровой политики и государственной службы Правительства области;
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 09.11.2009 N 120, от 07.12.2012 N 371)
круглых печатей органов исполнительной власти области - соответственно на их руководителей;
бланков писем, постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области - на начальника отдела компьютерного оформления документов.
Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.
15.8. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность начальник управления делопроизводства и контроля.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
15.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в управление делопроизводства и контроля для списания и уничтожения в установленном порядке.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управление делопроизводства и контроля.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
XVI. Особенности работы с электронными документами
в органах исполнительной власти области
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области
от 26.10.2016 N 386)
16.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Правительства области.
16.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации", "Герб Саратовской области".
16.3. В органах исполнительной власти области используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
16.4. Состав электронных документов, создаваемых в органах исполнительной власти области при организации взаимодействия с другими органами исполнительной власти области, определяется в соответствии с постановлением Губернатора Саратовской области от 12 сентября 2013 года N 353 "О документах, создаваемых и подписываемых в электронной форме в системе электронного документооборота" и методическими рекомендациями по осуществлению работ по переходу органов исполнительной власти области на электронный документооборот, разработанными уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее - Методические рекомендации).
16.5. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти области при организации внутренней деятельности, устанавливается перечнем документов органа исполнительной власти области, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Перечень), разрабатываемым в соответствии с Методическими рекомендациями и с учетом постановления Губернатора Саратовской области от 12 сентября 2013 года N 353 "О документах, создаваемых и подписываемых в электронной форме в системе электронного документооборота".
Перечень утверждается руководителем соответствующего органа исполнительной власти области по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.
Дополнение Перечня, исключение документов из Перечня осуществляется органом исполнительной власти области по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.
16.6. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти области в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
16.7. В системе электронного документооборота Правительства области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
16.8. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
16.9. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
16.10. После включения электронных документов в систему электронного документооборота Правительства области формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
16.11. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти области и (или) поступившие в орган исполнительной власти области на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота Правительства области с созданием в ней электронной копии такого документа.
16.12. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота Правительства области.
В органах исполнительной власти области регистрация и учет электронных документов может осуществляться в ведомственных системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
16.13. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовках дела или графе "Примечание".
16.14. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
16.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти области.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Регистрационная карточка входящего документа
Срок выполнения Вид документа
Корреспондент
|
Дата поступления
и входящий номер
|
Дата и номер документа
|
Краткое содержание
|
Резолюция
|
Результат выполнения
|
Регистрационная карточка исходящего документа
Исходящий рег. номер
|
от
|
Куда направлен документ
|
Кому
|
Откуда
|
От кого
|
Вид документа
|
Содержание
|
Исполнитель
|
|
Кто подписал тел./факс
|
Вид отправления
|
Примечание
|
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Регистрационная карточка правительственной почты
|
|
|
Регистрационная карточка
|
Срок выполнения:
|
Вид документа:
|
Корреспондент:
|
Дата поступл. и входящ. номер:
|
Дата и номер документа:
|
Краткое содержание:
|
Резолюция руководства:
|
|
Подпись:
|
Результат выполнения:
|
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области
от 06.08.2013 N 304)
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированная система организационно-распорядительной
документации"
├──20─┼────────────73───────────┤ ├───────────88─────────┬10┐
─┬─┼─────┴─────────────────────────┴───┴──────────────────────┴──┼─┐
3 │ │ │
─┼─┤ ─┬─┬─────────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ │ │
│ │ │ │ 01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17│ 03 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
51 │ ─┴─┼─────────────────────────┤ ├──────────────────────┤ │ │
│ │ │ 08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │ 04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
─┼─┤ ├─────────────────────────┤ │ │ │ │
│ │ │ 11 12 │ │ │ │ │
22 │ │ 13 │ │ 17 │ │ │
│ │ │ 14 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
─┼─┤ ├─────────────────────────┤ ├──────────────────────┤ │ │
18 │ │ 18 │ │ │ │297
─┴─┤ ├─────────────────────────┴───┴──────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │ 20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
─┬─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
20 │ │ 21 22 25 │ │ │
│ │ │ │ │ │
─┼─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ 23 24 26 │ │ │
│ │ │ 27 │ │ │
40 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ ─┬─┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ 16 │ 28 30 29 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
─┼─┤ ─┴─┴────────────────────────────────────────────────────┘ │ │
20 │ │ │
│ │ │ │
─┴─┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼─┘
└──────────────────────────────210────────────────────────────┘
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области
от 06.08.2013 N 304)
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированная система организационно-распорядительной
документации"
├──20─┤ │10│
─┬─┼─────┴────────────────────────────────────────────────────┴──┼─┐
3 │ │ │
─┼─┤ ─┬─┬────────────────────────────────────────────────────┐ │ │
│ │ │ │ 01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │
│ │ ─┼─┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ 08 09 10 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ 20 │ 04 05 06 07 │ │ │
73 │ │ │ │ │ │
│ │ ─┼─┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ 10 │ 11 12 15 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ ─┴─┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ 13 14 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │297
─┼─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ 18 17 │ │ │
18 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
─┴─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │ 20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
─┬─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
20 │ │ 21 22 25 │ │ │
│ │ │ │ │ │
─┼─┤ ├────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ 23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ 27 │ │ │
│ │ ─┬─┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ 16 │ 28 30 29 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
─┼─┤ ─┴─┴────────────────────────────────────────────────────┘ │ │
20 │ │ │
│ │ │ │
─┴─┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼─┘
└──────────────────────────────210────────────────────────────┘
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
|
