Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию

7.5. Экспертиза ценности документов 7.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для ус­тановления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сро­ков хранения на основе принятых критериев. 7.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется еже­годно. 7.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением администрации муниципального образования город Армавир создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее- ЭК.) 7.5.4. ЭК организует свою работу в соответствии с Положе­нием о ней, утверждаемым распоряжением администрации муниципального образования город Армавир. Положение об ЭК согласовывается с архивным отделом администрации муниципального образования город Армавир. 7.5.5. Отбор документов для постоянного хранения прово­дится на основании Перечня типовых управленческих архивных докумен­тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения (Москва, 2010) и номенклатуры дел администрации города. 7.5.6. Экспертиза ценности документов проводится работни­ками органов администрации города, ответственными за архив. 7.5.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов, подлежащих постоянному и временному хранению в архиве органа админи­страции города; выделение к уничтожению документов и дел временного сро­ка хранения и с пометкой «До минования надобности», сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится пу­тем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хране­ния подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, чер­новики, неоформленные копии документов, факсограммы, доку­менты, подлежащие возврату, и документы с временными срока­ми хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника доку­мента, имеющего практическое, информационное или научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксероко­пии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Подшивка дел производится только после проведения экспер­тизы ценности документов. 7.5.8. По результатам экспертизы ценности документов ра­ботниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (приложение № 15). 7.5.9.Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир, хранятся в органах администрации города до истечения срока хранения. После истечения срока хранения органы администрации города составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение №16). 7.5.10.Органы администрации города, обладающие статусом юридического лица, представляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на согласование в экспертные комиссиии соответствующих органов администрации города.. 7.5.11.Органы администрации города, не обладающие статусом юридического лица, представляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на согласование в постоянно действующую экспертную комиссиию администрации муниципального образования город Армавир (далее- экспертная комиссия или ЭК). 7.5.12.После согласования экспертной комиссией представленных актов составляется акт на дела администрации муниципального образования город Армавир о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 16). Название каждого органа администрации города указывается перед группой заголовков дел данного органа. 7.5.13.Составленный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на согласование в экспертную комиссию, после чего утверждается заместителем главы муниципального образования город Армавир, курирующим вопросы управления делами. После утверждения органы администрации города имеют право уничтожать дела, включенные в данный акт. 7.5.14.Дела, подлежащие уничтожению, передаются в МКУ «Хозяйственно- эксплуатационная служба» для организации их утилизации. Утилизация оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника МКУ «Хозяйственно - эксплуатационная служба». 7.6. Составление описи дел 7.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий сис­тематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. От­дельная опись представляет собой перечень дел с самостоятель­ной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 7.6.2. Ежегодно работниками, ответственными за архив органов администрации города, со­ставляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех органов админист­рации города. 7.6.3.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядко­вым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми све­дениями, которые вынесены на обложку дела; Описи дел постоянного срока хранения печатаются в четырех экземплярах, согласовыва­ются с ЭК администрации города, утверждаются начальниками органов администрации города, а затем ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края. По истечении установленного срока хране­ния (5 лет) в архиве органа администрации города, дела постоянного срока хранения по акту передаются на хране­ние в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир. 7.7.Хранение и использование документов в архиве органа администрации города 7.7.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве органа администрации города, предоставляются работникам администрации города под расписку в учетном журнале выдачи документов (на срок не более одной недели). Работники администрации города ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений. 7.7.2. Передача работниками органов администрации города архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается. Копии документов из архива органа администрации города предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения начальника органа администрации города, в компетенции которого находится данный документ. 7.7.3. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и осуществляется с разрешения заместителя главы муниципального образования город Армавир, курирующего вопросы управления делами по согласованию с начальником органа администрации города, в компетенции которого находится данный документ, с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника. 7.7.4.В случае изменения структуры администрации города лицом, ответственным за архив реорганизуемого органа администрации города, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемому органу администрации города. 7.7.5. В случае ликвидации органа администрации города лицо, ответственное за архив в данном органе администрации, в период проведения ликвидационных мероприятий упорядочивает документы и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача документов осуществляется по описям дел и номенклатуре дел органа администрации города. 7.8. Передача дел в ведомственный архив администрации города 7.8.1.В ведомственный архив администрации города (далее- ведомственный архив) передаются законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, которые составляют архивный фонд администрации города. В ведомственный архив могут представляться документы по личному составу, хранящиеся в отделе кадров администрации города. Передачу дел осуществляют согласно плану работы ведомственного архива. 7.8.2.В период подготовки дел для передачи в ведомственный архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие документов включенных в дело, его заголовку. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела постоянного срока хранения, учтенные в номенклатуре дел, составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.). 7.8.3.Прием каждого дела производят поединично в присутствии ответственного за архив органа администрации города. В номенклатуре дел напротив статьи каждого дела в графе «примечание» делают отметку о передаче дела. 7.8.4.Обработка документов постоянного хранения и по личному составу осуществляется ведомственным архивом. 7.8.5.Дела временного хранения администрации города хранятся в органах администрации города по месту их формирования и в ведомственный архив не передаются. 7.8.6.Начальники органов администрации города и сотрудники, отвечающие за архив органа администрации, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 7.9.Хранение и использование документов в ведомственном архиве 7.9.1. Ведомственный архив принимает, упорядочивает, учитывает и хранит документы фонда администрации города постоянного хранения и по личному составу. 7.9.2.Документы и дела, находящиеся на хранении в ведомственном архиве, предоставляются работникам органов администрации города под расписку в учетном журнале выдачи документов ( на срок не более 1 месяца). 7.9.3.Сотрудники органов администрации города ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений. 7.9.4.Передача работникам органам администрации города архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается. 7.9.5.Копии документов ведомственного архива предоставляются организациям и гражданам согласно постановлению администрации муниципального образования город Армавир от 8 августа 2012 года №2582 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление копий правовых актов администрации муниципального образования город Армавир» 7.9.6. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, производится с разрешения заместителя главы муниципального образования город Армавир, курирующего вопросы управления делами, с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника. 7.10. Подготовка и передача документов в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир 7.10.1. В архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир (далее – архивный отдел) передаются документы постоянного срока хранения. Передача документов про­изводится только по описям дел (приложение № 15). 7.10.2. Документы постоянного хранения передаются в архивный отдел муниципального образования город Армавир после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в ведомственном архиве. 7.10.3. Дела временного хранения передаче в архивный отдел не подлежат. Они хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. 7.10.4. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, утвержденному заместителем главы муниципального образования город Армавир, курирующим вопросы управления делами. 7.10.5. В период подготовки дел к передаче в архивный отдел работниками органов администрации города, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, имеющихся в наличии. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются ответственными за архив органов администрации города. 8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ВНЕСЕНИЯ НА РАССМОТРЕНИЕ АРМАВИРСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ РЕШЕНИЙ, ПОДГОТОВЛЕННЫХ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ГОРОДА 8.1. Порядок внесения на рассмотрение Армавирской городской Думы проектов решений, подготовленных администрацией города, установлен настоящим подразделом с учетом Регламента работы Армавирской городской Думы. 8.2. Внесение проектов решений Армавирской городской Думы, подготовленных администрацией города, в Армавирскую городскую Думу осуществляется главой муниципального образования город Армавир. 8.3. При подготовке проектов решений необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции. 8.4.Проекты решений, подготовленных администрацией города, обязательно визируются заместителем главы муниципального образования город Армавир, отвечающим за соответствующее направление деятельности в городе; начальниками органов администрации города, на которые возлагается выполнение поручения; начальником правового управления администрации муниципального образования город Армавир; начальником отдела делопроизводства администрации муниципального образования город Армавир. 8.5. К тексту проекта решения прилагаются: текст проекта решения на магнитном носителе; пояснительная записка; перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного решения (в случае необходимости); финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого требует материальных или финансовых затрат); экспертное заключение (в необходимых случаях); справочно-информационные и иные необходимые пояснительные материалы. 8.6. Пояснительная записка должна содержать: обоснование потребности урегулирования тех или иных отношений на муниципальном уровне; четкое определение существа предполагаемого правового урегулирования и целей, которые преследуются принятием подготовленного решения; обоснование принятия решения действующим федеральным законодательством, законодательством Краснодарского края и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования город Армавир. определение возможных последствий принятия подготовленного решения (экономических, политических, социальных, правовых, экологических, демографических и др.); определение и обоснование затрат материальных, финансовых и других ресурсов, необходимых для реализации положений подготовленного решения, а также оценку целесообразности таких затрат с точки зрения ожидаемых результатов. 8.7. Проект решения, подготовленный администрацией города, и материалы к нему передаются в аппарат Армавирской городской Думы. Начальник отдела делопроизводства администрации муниципального образования город Армавир Н.А.Константинова ПЕРЕЧЕНЬ приложений к Инструкции по делопроизводству НОМЕР ПРИЛОЖЕНИЯ НАИМЕНОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ НОМЕРА СТРАНИЦ Приложение № 1 Состав реквизитов документов и основные требования к их оформлению 3 Приложение № 2 Размеры полей на бланках документа 4 Приложение № 3 Образец оформления списка рассылки к служебному письму 8 Приложение № 4 Образец оформления правового акта администрации муниципального образования город Армавир 21 Приложение № 5 Образец оформления списка рассылки к правовому акту администрации муниципального образования город Армавир 29 Приложение № 6 Образец оформления правового акта администрации муниципального образования город Армавир о внесении изменений 34 Приложение № 7 Образец формы журнала учета выдачи бланков строгого учёта 35 Приложение № 8 Образец акта о списании бланков строгого учёта 35 Приложение № 9 Образец оформления протокола совещания 41 Приложение № 10 Образец оформления служебного письма 42 Приложение № 11 Образец оформления служебной записки 45 Приложение № 12 Образец оформления телеграммы 45 Приложение № 13 Образец оформления титульного листа номенклатурного дела 65 Приложение № 14 Внутренняя опись документов дела 67 Приложение № 15 Образец оформления описи дел постоянного хранения 69 Приложение № 16 Образец формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 69 Приложение № 17 Лист-заверитель дела 71 Основные требования к оформлению реквизитов документов Приложение №1 к Инструкции Наименование реквизита Номер реквизита по ГОСТу Требованию к оформлению Примечание 1 2 3 4 Герб субъекта РФ 02 помещают в соответствии с правовыми актами субъектов не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ Справочные данные об организации 09 указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления её деятельности сведения Наименование вида документа 10 указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованием УСОРД для писем-как правило, не указывается Дата документа 11 указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола-дата заседания, для акта-дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год четырьмя если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании Регистрационный номер документа 12 указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу в необходимых случаях последний может дополняться индексом по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа 13 указывается номер и дата документа, на который даётся ответ применяется только в исходящих ответных документах Указание на место составления (издания) документа 14 указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений указываются, если затруднено его определение по реквизиту 09 Сведения об адресате 15 указываются наименования адресатов-организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже) при направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно Гриф утверждения документа 16 при утверждении должностным лицом -УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждением постановлением (решением приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера располагается в правом верхнем углу документа Резолюция 17 указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения(при необходимости), срок выполнения, подпись поручителя и дата в отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе Заголовок к тексту 18 включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего(обычно- в предложном или родительном падеже) заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, не составляется Отметка о контроле 19 указывается на документах, исполнение которых поставлено «на контроль»-штампом"К" или "Контроль" - Текст документа 20 составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблице анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного - Отметка о наличии приложения 21 при наличия приложения к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указываются и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация. - Подпись 22 включает в себя наименование должности, личную подпись, её расшифровку (инициалы и фамилию) должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица. Гриф согласования документа 23 при согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа. - Виза согласования документа 24 указывается должность, личная подпись визирующего, её расшифровка дата визирования. При наличии содержания выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) при необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на "Листе согласования". Замечания прилагаются на отдельном листе Печать 25 ставится на документах удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П.-место печати Отметка о заверении копии 26 указываются –"Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения при необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображения оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются Отметка об исполнителе 27 указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении либо отметка "В дело такое-то", личная подпись исполнителя и дата исполнения отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ Отметка о поступлении документа в организацию 29 указываются порядковый номер и дата поступления документа в необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа Приложение № 2 к Инструкции Размеры полей на бланках документа 20 мм 30 мм 10 мм 20 мм ПРИЛОЖЕНИЕ №3 к Инструкции СПИСОК РАССЫЛКИ К ПИСЬМУ ОТ ______________ №___________ ____________________________________________________ (заголовок письма) № п/п Наименование адресата Дата отправления Фамилия, инициалы получателя (в случае передачи нарочно) Роспись получателя 1 2 3 4 5 _______________________ (инициалы, фамилия) Исполнитель письма «____» _____________20 года ПРИЛОЖЕНИЕ №4 к Инструкции Об утверждении Порядка предоставления льгот учащимся дневного обучения общеобразовательных школ, учреждений высшего, среднего и начального профессионального образования, расположенных на территории муниципального образования город Армавир В целях реализации решения Армавирской городской Думы от 28 ноября 2012 года № 382 «О социальной поддержке учащихся дневного обучения общеобразовательных школ, учреждений высшего, среднего и начального профессионального образования, расположенных на территории муниципального образования город Армавир» п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Порядок предоставления льгот учащимся дневного обучения общеобразовательных школ, учреждений высшего, среднего и начального профессионального образования, расположенных на территории муниципального образования город Армавир, согласно приложению к настоящему постановлению . 2. Отделу по связям со средствами массовой информации администрации муниципального образования город Армавир (Фамилия) обеспечить опубликование данного постановления в газете «Армавирский собеседник». 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Армавир Е.М.Петрова. 4. Постановление вступает в силу со дня его опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 25 декабря 2012 года.

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»		Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального...
	Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию...		Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...
	Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Должностная инструкция делопроизводителя территориального управления... Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность делопроизводителя территориального...		Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по охране труда для сварщика, маляра-штукатура, подсобного рабочего, каменщика и т д Инструкция является важным документом, регламентирующим деятельность любого предприятия. Особое положение инструкций по охране труда...
	Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...		Должностная инструкция ответственного За организацию обработки персональных данных в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении муниципального образования...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Должностная инструкция начальника отдела градостроительства и архитектуры... Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является муниципальным...