Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.

Скачать 1.21 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
страница	3/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

СОГЛАСОВАНО

Начальник правового управления

администрации муниципального образования

город-курорт Геленджик

(подпись) (инициалы, фамилия)

"_______"__________________ г.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по безопасности дорожного движения

администрации муниципального

образования город-курорт Геленджик

от 21.03.2009 № 3
Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например:
Начальник отдела кадров

управления делами (подпись) (инициалы, фамилия)

администрации муниципального дата

образования город-курорт Геленджик
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник правового Замечания прилагаются

управления администрации (подпись) (инициалы, фамилия)

муниципального образования дата

город-курорт Геленджик

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.39. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте документа. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.40. Резолюция - это указание по исполнению документа, написанное соответствующим должностным лицом.

Допускается написание резолюции на самом документе. В этом случае она располагается на первой странице документа справа между реквизитом «Адресат» и текстом документа. Резолюция включает в себя инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), подпись и дату, может содержать срок исполнения. Например:

А.Г.Савиди

Прошу направить копии запрашиваемых документов по указанному в письме адресу

к 05.03.2008

личная подпись

дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

2.41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Верно

Начальник

архивного отдела (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Данный реквизит располагают ниже удостоверяемого текста документа в левом нижнем углу или на оборотной стороне сброшюрованного документа. Если копию документа (положение, устав), находящегося в архиве администрации, требуется сброшюровать, то на левом поле документа исполнителем делаются три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 9х6 см) с заверительной подписью, например:
В положении прошнуровано

(пронумеровано) 6 (шесть) листов

Верно

Должность

________________ (ФИО)

(личная подпись)

"____"___________________ г.

МП
Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.

Если требуется заверить документ, находящийся в архиве органа администрации, то копия документа заверяется сотрудником данного органа.

2.42. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона (допускается расшифровка инициалов). Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля. В документах, направляемых в вышестоящую организацию отметку об исполнителе рекомендуется печатать на обратной стороне последнего листа документа. Например:

М.П.Рыбалкина

2-09-11

В документах, направляемых в иногородние организации и междугородние адресаты, допускается указывать в номере телефона код города.

2.43. Для осуществления автоматического поиска документа
ниже отметки об исполнителе может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
3.1. В администрации применяются следующие бланки документов (далее – бланки):

бланки постановлений и распоряжений главы муниципального образования;

бланки постановлений и распоряжений администрации муниципального образования;

бланки с указанием наименования администрации;

бланки с указанием должности главы муниципального образования и его заместителей;

бланки с указанием наименований органов администрации, имеющих в соответствии с положениями о данных органах право осуществлять переписку на собственных бланках;

бланки коллегиальных органов, которым согласно положению предоставляется право переписки.

3.2. Бланки изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На бланке с продольным расположением его реквизиты располагаются по центру (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ текстового поля). На бланке с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу.

Изображение герба муниципального образования город-курорт Геленджик на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланке с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

Образцы бланков администрации с продольным и угловым расположением реквизитов приведены в приложениях № 4, 5 к настоящей Инструкции.

3.3. Бланки правовых актов главы и администрации муниципального образования имеют продольное расположение реквизитов.

Бланки служебных писем в администрации имеют угловое расположение реквизитов.

Бланки с указанием наименований органов администрации, имеющих в соответствии с положениями о данных органах право осуществлять переписку на собственных бланках, разрабатываются этими органами с соблюдением требований настоящей Инструкции и по согласованию с управлением делами.

3.4. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

В администрации используются бланки, изготовленные только типографским способом.

Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается.

При изготовлении бланков должен использоваться шрифт Times New Roman № 10,12,14,16.

В администрации бланки с указанием должности главы муниципального образования, заместителей главы муниципального образования, а также бланк с указанием наименования администрации являются бланками строгого учета. Учетные номера бланков проставляются с обратной стороны расположения углового штампа.

3.5. Оформление заказа на изготовление, получение, хранение и выдачу бланков строгого учета осуществляет управление делами.

Хранение бланков строгого учета в управлении делами, в органах администрации должно осуществляться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

3.6. Выдача бланков строгого учета сотрудникам органов администрации, ответственным за делопроизводство, производится в управлении делами под роспись в специальном журнале (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

В органах администрации выдача бланков осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, при этом факт выдачи регистрируется в специальном журнале. Тем самым обеспечивается возможность установления получателя бланков и номеров бланков.

При регистрации исполненных на бланке документов, подписанных главой муниципального образования, его заместителями, исполнителем на втором экземпляре документа указывается номер использованного бланка, который заносится в электронную базу данных.

При регистрации исполненных на бланке документов в органах администрации сотрудники, ответственные за делопроизводство, в журнале регистрации исходящей корреспонденции указывают номер использованного бланка.

Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета включаются в сводную номенклатуру дел администрации, а также в номенклатуры дел органов администрации.

3.7. Испорченные и неиспользованные бланки строгого учета администрации и должностных лиц подлежат возврату сотрудниками, ответственными за делопроизводство, в управление делами. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учета осуществляется в управлении делами после их списания согласно акту о списании бланков строгого учета. Образец акта о списании бланков строгого учета приведен в приложении № 7 к настоящей Инструкции.

4. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ

И ОФОРМЛЕНИЮ ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Глава муниципального образования город-курорт Геленджик издает постановления администрации муниципального образования город-курорт Геленджик по вопросам местного значения и распоряжения администрации муниципального образования город-курорт Геленджик по вопросам организации работы администрации.

Глава муниципального образования город-курорт Геленджик в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Краснодарского края, настоящим Уставом, нормативными правовыми актами Думы издает постановления администрации муниципального образования город-курорт Геленджик по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Краснодарского края.
4.1. Порядок подготовки проектов правовых актов администрации

муниципального образования город-курорт Геленджик
4.1.1. Правовые акты администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее - правовые акты) должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения управления и настоящей Инструкции.

4.1.2. Проекты правовых актов могут быть внесены:

заместителями главы муниципального образования город-курорт Геленджик;

начальниками органов администрации, в соответствии с поручениями главы муниципального образования, во исполнение нормативно-правовых актов Российской Федерации и Краснодарского края, а также инициативным путем.

Проекты правовых актов, регулирующих вопросы бюджетных отношений, осуществления бюджетного процесса, налоговых и неналоговых поступлений в местный бюджет, расходования бюджетных средств могут быть внесены финансовым управлением департамента по финансам, бюджету и контролю Краснодарского края в городе-курорте Геленджике.

Составителями проекта могут быть также руководители Муниципального учреждения города-курорта Геленджик «Централизованная бухгалтерия органов местного самоуправления», муниципального учреждения по обеспечению деятельности органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик и муниципального учреждения «Управление гражданской защиты муниципального образования город-курорт Геленджик» по вопросам, входящим в их компетенцию.

4.1.3. Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового правового акта, внесения изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.

4.1.4. При подготовке проектов правовых актов необходимо руководствоваться принципами:

законности, отражения в правовых актах интересов граждан;

единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

планомерности и оперативности подготовки правовых актов.

4.1.5. До начала работы над проектом правового акта следует:
выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного правового акта;

установить общую цель предполагаемого правового регулирования;

четко определить существо вопроса, который необходимо решить данным правовым актом;

выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта, со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов;

изучить предложения ученых и специалистов, определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

изучить статистические данные и общественное мнение;

определить возможные последствия применения правового акта (экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.);

определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего правового акта.

4.1.6. При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения поручений.

Если в связи с принятием нового правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

4.1.7. Подготовка проекта правового акта включает:

поручение главы муниципального образования или его заместителей, данное в виде устного или письменного распоряжения одному или нескольким должностным лицам, о подготовке проекта документа;

определение главой муниципального образования либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта, перечня органов администрации, организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта, его экспертизу и согласование;

определение содержания правового акта и написание текста правового акта в соответствующем органе администрации;

организацию сбора необходимых письменных заключений по проекту, их анализ и последующую доработку проекта;

согласование доработанного проекта с соответствующими органами, организациями и должностными лицами.

4.2. Особенности оформления правовых актов
4.2.1. В проектах правовых актов должны быть указаны:

точное наименование органов администрации, в том числе государственных органов, а также должности и фамилии лиц, на которых возлагается выполнение поручения;

сроки исполнения поручений;

указание о признании утратившими силу или отмене ранее принятых правовых актов либо их отдельных положений, если вновь принимаемый правовой акт исключает их действие;

требование обязательности опубликования в установленных законодательством случаях;

поручение о контроле (в случае необходимости);

пункт о вступлении в силу.

4.2.2. Правовые акты оформляются на бланках постановлений и распоряжений администрации муниципального образования, выполненных типографским способом.

Выдачу бланков для подготовки проектов правовых актов осуществляет управление делами. Ксерокопирование бланков не допускается.

4.2.3. Текст проекта правового акта печатается шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал, первая страница – на специальном бланке, вторая и последующие на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя границы текстового поля проекта правового акта должны составлять 20 мм, левая граница – 30 мм, правая – 10 мм.

Внесение исправлений в текст проекта правового акта осуществляется составителем проекта самостоятельно.

4.2.4. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб муниципального образования город-курорт Геленджик;

наименование вида документа (постановление, распоряжение администрации муниципального образования);

место принятия;

дату регистрации;

номер документа;

заголовок;

текст;

подпись.

Первые три реквизита включены в бланк правового акта. Номер и дата правового акта проставляются при его регистрации в управлении делами после подписания главой муниципального образования.

4.2.5. Заголовок (наименование) правового акта отражает его
содержание и в краткой форме обозначает предмет, регулируемый правовым актом. Заголовок должен быть точным, четким,
максимально информационно насыщенным. Заголовок заключает в себе ответ на вопрос: «о чем (о ком) издан правовой акт?». Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом Times New Roman № 14 перед текстом правового акта и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Самая длинная строка текста заголовка не должна превышать 14-15 сантиметров.

4.2.6. Текст правового акта отделяется от заголовка (наименования) двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

Текст правового акта излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

4.2.7. Текст правового акта содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть.

Если содержание правового акта не нуждается в пояснениях, то вступительная часть может отсутствовать.

Преамбула содержит обоснование принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания правового акта, а также могут содержаться ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. Преамбула в постановлениях администрации муниципального образования завершается словом постановляю, которое печатается строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса.

4.2.8. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта подразделяется на пункты. Пункты постановляющей (распорядительной) части правового акта группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Текст после номера пункта начинается с прописной буквы, в конце пункта ставится точка. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой:

1) а)

2) б)

3) в)
Знак препинания после скобки не ставится, подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.

4.2.9. При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта. Например:

В соответствии с постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 16 февраля 2003 года № 153 «О развитии предпринимательства...»…

При отсутствии номера правового акта указываются его вид, дата подписания и наименование (заголовок) правового акта.

4.2.10. При ссылке на правовой акт, который был изложен в новой редакции, указываются его реквизиты в такой последовательности: вид правового акта, дата подписания, регистрационный номер, наименование, а в скобках указываются вид, дата подписания и регистрационный номер правового акта, изложившего данный правовой акт в новой редакции. Например:
В соответствии с Законом Российской Федерации «О недрах» (в редакции Федерального закона от 3 марта 1995 года № 27-ФЗ)…
При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер не указываются. Например:
В порядке, установленном Налоговым кодексом Российской Федерации...
4.2.11. При необходимости сделать ссылку не на весь правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица, начиная с наименьшей, при этом слова «пункт», «подпункт», «статья» и т.п. пишутся полностью, без сокращений. Например:

В соответствии с пунктом 4 части 2 статьи 11 Закона Краснодарского края от № «(наименование)...».

Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами. Например:

в соответствии с абзацем вторым пункта 2.
При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта не ставится. Например:

В соответствии с пунктом 1.2.2 приложения к постановлению ...
4.2.12. Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, разрешается при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводить его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется...) или (далее -...), а в последующем тексте употреблять только его сокращенное название.

4.2.13. Наименования упоминаемых в правовом акте органов администрации, организаций и других лиц приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указана фамилия руководителя органа в именительном падеже без инициалов. Например:

Управлению культуры, искусства и кинематографии администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (Курс)...

Если правовой акт содержит другие предписания, обращенные к этому же органу, фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа, то указывается полное наименование должности руководителя, а также его фамилия и инициалы в соответствующем падеже. Например:

Начальнику управления культуры, искусства и кинематографии администрации муниципального образования город-курорт Геленджик Е.Д.Курс...
4.2.14. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании географических названий, терминов и т.д. В текстах правовых актов инициалы пишутся перед фамилией (например: В.В.Иванов).

4.2.15. Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста правового акта обязательно наличие пункта о возложении контроля. Контроль за выполнением правового акта возлагается, как правило, на первого заместителя главы муниципального образования или заместителя главы муниципального образования, курирующего соответствующее направление деятельности администрации. При этом указываются полное наименование должности ответственного лица, его инициалы и фамилия. Например:

Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) возложить на заместителя главы муниципального образования город-курорт Геленджик О.Н.Паламаренко.

В случаях, когда глава муниципального образования контролирует исполнение правового акта лично, пункт о возложении контроля излагается следующим образом:

Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой.

При внесении изменений в ранее принятый правовой акт не следует вновь включать пункт о возложении контроля, так как в прежнем правовом акте контроль уже возложен (при условии, если не изменилось должностное лицо, на которое был возложен контроль).

4.2.16. Последним пунктом каждого правового акта должен быть пункт о вступлении правового акта в силу. Если иное не предусмотрено в тексте правового акта, то этот пункт излагается так:

Постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания.

4.2.17. Подпись отделяется от текста двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава муниципального образования город-курорт Геленджик", его личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального образования.

Слова "Глава муниципального образования город-курорт Геленджик" печатаются в две строки через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия главы муниципального образования печатаются у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности.

В случае временного отсутствия главы муниципального образования или досрочного прекращения полномочий, правовые акты подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности главы муниципального образования. При этом наименование должности в реквизите "Подпись" указывается следующим образом:
Исполняющий обязанности главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик (инициалы, фамилия)
Образцы оформления постановления и распоряжения администрации муниципального образования даны в приложениях № 8-9 к настоящей Инструкции.
4.3. Правила оформления приложений к правовым актам

4.3.1. Приложение к правовому акту является его составной