Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.

Скачать 1.21 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
страница	5/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

4.8. Распоряжения по личному составу

4.8.1. Распоряжениями администрации муниципального образования по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам администрации.

Проекты распоряжений по личному составу готовит и вносит отдел кадров управления делами на основании поручений заместителя главы муниципального образования, курирующего правовые и общие вопросы, по собственной инициативе либо на основании соответствующих документов.

Качество подготовки проектов распоряжений по личному составу и их согласование обеспечивает отдел кадров управления делами.

4.8.2. Проекты распоряжений по личному составу подписывает глава муниципального образования или должностное лицо, исполняющее его обязанности.

Ниже реквизита подписи главы муниципального образования располагается сплошная черта, отделяющая текст документа от подписей лиц, с которыми согласовывается проект.

Проекты распоряжений по личному составу согласовываются:

уполномоченным муниципальным служащим правового управления;

заместителем главы муниципального образования, курирующим правовые и общие вопросы.

Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения, то он подлежит повторному согласованию.

4.8.3. В необходимых случаях согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в проекте распоряжения после всех согласований делается запись следующего содержания:
Ознакомлен (а) подпись (инициалы, фамилия)

Дата
Работнику, в отношении которого издано распоряжение, оно объявляется под роспись отделом кадров управления делами после подписания распоряжения главой муниципального образования.

4.8.4. Проекты распоряжений по личному составу печатаются на бланках распоряжений администрации муниципального образования с соблюдением общих требований, предъявляемых к оформлению правовых актов администрации муниципального образования.

4.8.5. После подписания распоряжения по личному составу главой муниципального образования оно поступает в отдел кадров управления делами для регистрации, рассылки и хранения.

4.8.6. Подписанным распоряжениям администрации муниципального образования по личному составу при регистрации присваиваются дата и регистрационный номер в пределах календарного года.

Дата регистрации распоряжения должна соответствовать дате его подписания.

При регистрации распоряжений администрации муниципального образования по личному составу используется цифровой номер с индексом. Распоряжениям о командировании работников присваивается номер с индексом "-к", распоряжениям со сроком хранения 5 лет – номер с индексом "-о", распоряжениям о назначении и увольнении руководителей муниципальных учреждений и муниципальных предприятий – номер с индексом "-л", остальным распоряжениям по личному составу – номер с индексом "-рл".

4.8.7. Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распоряжения, который хранится в отделе кадров управления делами.

Копии распоряжений направляются в соответствующие муниципальные учреждения, осуществляющие бухгалтерский учет, и подшиваются в личное дело работника.

При необходимости копии распоряжений по личному составу направляются отделом кадров управления делами другим органам администрации и заинтересованным лицам.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
5.1. Правовые акты главы муниципального образования (далее – правовые акты главы) издаются по вопросам его компетенции в форме постановлений и распоряжений.

5.2. Проекты правовых актов главы печатаются на бланках постановлений и распоряжений главы муниципального образования город-курорт Геленджик, выполненных типографским способом.

Выдачу бланков для подготовки проектов осуществляет управление делами.

5.3. Проекты правовых актов главы оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению правовых актов администрации.

5.4. Проекты правовых актов главы должны вноситься и согласовываться в порядке, установленном для согласования проектов правовых актов администрации.

5.5. Постановления и распоряжения главы муниципального образования город-курорт Геленджик вступают в силу с момента их подписания, если иное не установлено самим актом.

Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

5.6. Подписанные правовые акты главы поступают в управление делами для регистрации, тиражирования, рассылки и хранения.

Подписанным правовым актам главы при регистрации присваивается дата и номер в пределах календарного года.

6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРАВОВЫХ АКТОВ ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ
6.1. Правовые акты отраслевых (функциональных) органов администрации, имеющих в соответствии с Положениями о данных органах право издавать правовые акты, принимаются (издаются), как правило, в форме приказов.

6.2. Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам, а также по вопросам деятельности органов администрации.

6.3. Проекты приказов печатаются на бланках с указанием наименования органа администрации. Датой издания приказа является дата его подписания, если иное не оговорено в тексте самого акта.

Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года; приказы по вопросам деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

6.4. Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman № 14 с продольным расположением реквизитов.

Приказ имеет следующие реквизиты:

герб муниципального образования город-курорт Геленджик

наименование органа администрации;

наименование вида документа – ПРИКАЗ;

дата и номер.

Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа. Например:

03.07.2004 № 44; 15 июня 2004 г. № 21

6.5. Приказы оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению правовых актов.

6.6. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части, как правило, кратко излагаются цели и задачи, факты и события, реквизиты документа, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку строчными буквами.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий (поручений) с указанием исполнителя каждого действия (поручения) и сроков исполнения.

6.7. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее
изданный правовой акт органа администрации или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый правовой акт органа администрации (пункт правового акта) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

6.8. Приказы подписываются начальником отраслевого (функционального) органа администрации, в его отсутствие – заместителем или муниципальным служащим, на которого возложено исполнение обязанностей начальника данного отраслевого (функционального) органа.

Проекты приказов должны согласовываться со специалистом, уполномоченным начальником органа, на основании приказа начальника управления.

7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ

И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ)
7.1. Текст проекта договора (соглашения) оформляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Краснодарского края, международного права к содержанию соответствующего вида договора (соглашения) и согласно предварительной договоренности с другой стороной договора. Количество подлинных экземпляров договора (соглашения) должно быть не менее количества сторон, участвующих в нем.

7.2. К проекту договора (соглашения) прилагаются следующие документы:

лист согласования;

пояснительная записка к проекту договора (соглашения) с обоснованием целесообразности его заключения и оценкой возможных финансово-экономических последствий заключения договора (не оформляется по договорам на закупку товарно-материальных ценностей до 250 тысяч рублей).

Подготовка проекта договора (соглашения) и вышеуказанных документов осуществляется органами администрации, внесшими предложения о заключении данного договора (соглашения). При этом лист согласования и пояснительная записка не прилагаются к типовым договорам гражданско-правового характера.

7.3. Правовое управление администрации вправе запрашивать документы, необходимые для проведения правовой экспертизы проекта договора (соглашения).

7.4. Лист согласования к проекту договора (соглашения) визируют:

начальник органа администрации, которому поручена или по инициативе которого осуществляется подготовка проекта договора, а также иные органы администрации муниципального образования, курирующие соответствующие отрасли;

начальник правового управления администрации.

При необходимости проект договора может визироваться заместителем главы муниципального образования, курирующим соответствующую отрасль, руководителем финансового управления департамента по финансам, бюджету и контролю Краснодарского края в городе-курорте Геленджике, директором муниципального учреждения "Централизованная бухгалтерия органов местного самоуправления".

7.5. Визы заместителей главы муниципального образования, начальника органа администрации, которому поручена или по инициативе которого осуществляется подготовка проекта договора, означают, что условия договора отвечают интересам муниципального образования город-курорт Геленджик, а порядок и сроки исполнения сторонами своих обязательств соответствуют реальным потребностям и возможностям их исполнения со стороны администрации.

Визы директора муниципального учреждения "Централизованная бухгалтерия органов местного самоуправления", руководителя финансового управления департамента по финансам, бюджету и контролю Краснодарского края в городе-курорте Геленджике подтверждают, что объемы бюджетного финансирования позволяют выполнить финансовые обязательства администрации и договор не содержит неприемлемых условий по срокам и порядку расчетов.

Виза начальника правового управления администрации подтверждает, что проект договора соответствует действующему законодательству, при согласовании договора на обороте каждого листа ставится штамп правового управления («ПУ»).

7.6. Подлинные экземпляры договоров (соглашений) прошиваются и заверяются печатью с изображением герба муниципального образования город-курорт Геленджик.

7.7. Один подлинный экземпляр договор (соглашения), предназначенный для администрации, и документы, указанные в пункте 7.2 настоящей Инструкции, поступают в правовое управление администрации, где они регистрируются и хранятся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к сохранности документов администрации.

В управлении имущественных отношений и муниципального земельного контроля администрации муниципального образования город-курорт Геленджик регистрируются и хранятся подлинные экземпляры договоров:

аренды и купли-продажи земельного участка;

аренды, безвозмездного пользования объектом муниципального нежилого фонда;

совместной деятельности по реконструкции объекта муниципального нежилого фонда;

купли-продажи объекта муниципального нежилого фонда на аукционе, конкурсе;

наделения муниципальным имуществом муниципального унитарного предприятия (муниципального учреждения).

Подлинный экземпляр договора, связанного с материально-техническим обеспечением деятельности администрации, поступает в управление делами, где он регистрируется и хранится в установленном порядке. Копия договора направляется в муниципальное учреждение "Централизованная бухгалтерия органов местного самоуправления".

8. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Положения, правила, инструкции
8.1.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой общеобязательные правила, основы деятельности органов, коллегиальных органов и т.п.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов.

8.1.2. Порядок подготовки проектов положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов администрации муниципального образования город-курорт Геленджик.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

8.1.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «чья?» (Должностная инструкция ведущего специалиста).

Текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками.
8.2. Протоколы
8.2.1. Глава муниципального образования город-курорт Геленджик, заместители главы муниципального образования и руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации для обсуждения каких-либо вопросов или по поручению вправе созывать совещания с участием заявителей, других руководителей и заинтересованных лиц.

8.2.2. Протокол ведет секретарь коллегиального органа либо лицо, специально уполномоченное главой муниципального образования город-курорт Геленджик, заместителем главы муниципального образования либо руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации.

8.2.3. В протоколе излагается краткое тезисное содержание выступлений.

8.2.4. Протокол изготавливается в течение 3 рабочих дней с момента проведения совещания в количестве не менее 2 экземпляров, подписывается лицом, осуществляющим ведение протокола, и утверждается руководителем, по чьей инициативе проводится совещание.

8.2.5. Копии протоколов в течение 1 рабочего дня с момента изготовления рассылаются лицом, ответственным за ведение протокола, исполнителям, указанным в протоколе, о чем делается отметка в экземпляре, хранящемся у лица, готовившего совещание.

8.2.6. Контроль за исполнением поручений, данных главой муниципального образования город-курорт Геленджик, заместителями главы муниципального образования на совещаниях, осуществляет управление делами в порядке, предусмотренном разделом 10 настоящей Инструкции. Форма осуществления контроля за исполнением поручений приведена в приложении № 11 к настоящей Инструкции.

Контроль за исполнением поручений, данных руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации на совещаниях, осуществляет лицо, ответственное за ведение протокола либо сотрудник, ответственный за делопроизводство.

8.2.7. Заместитель главы муниципального образования город-курорт Геленджик, курирующий правовые и общие вопросы, на планерных совещаниях при главе муниципального образования город-курорт Геленджик регулярно информирует о выполнении мероприятий, предусмотренных в результате совещаний, и зафиксированных в протоколах.

8.2.8. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А4 и имеют следующие реквизиты:

полное наименование коллегиального органа (печатается от верхней границы текстового поля);

наименование документа – П Р О Т О К О Л (печатается ниже реквизита наименования органа прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом №14 и выравнивается по центру);

место проведения заседания, совещания;

дата и номер протокола (оформляются цифровым или словесно - цифровым способом и печатаются через два одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита).

8.2.9. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

список присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие. На следующей строке абзаца пишутся инициалы и фамилии докладчиков или выступающих и через тире – изложение текста выступления. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня. Если содержание доклада прилагается к тексту протокола, то в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами, но вместо слов "Вопрос", "Ответ" указываются инициалы и фамилии.

В разделе “РЕШИЛИ” указываются принятые решения и поручения, данные в ходе проведения совещания с указанием четкого перечня действий, сроков выполнения и фамилий лиц, которым они адресованы.

Поручения выносятся отдельным списком, по мере поступления и формируются по исполнителям.

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается сокращенная форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

8.2.10. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

8.2.11. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" экз.№_.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через один одинарный межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему.

Образец протокола приведен в приложении № 12 к настоящей Инструкции.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...		Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении...		Стандарты и процедуры, направленные на обеспечение добросовестной... «Центр развития ребенка – детский сад №1 «Аист» муниципального образования город-курорт Геленджик
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа...		Администрации города Сочи Сочи «Обеспечение участия муниципального образования город-курорт Сочи в подготовке и проведении Кубка конфедераций в 2017 году и...
	Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального... Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального...		Должностная инструкция ведущего специалиста отдела архитектуры и... Ведущий специалист отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является...
	Муниципального образования В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками администрации...		К распоряжению Администрации Отдел учета, отчетности и заработной платы (далее отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования...

4.8. Распоряжения по личному составу

Похожие: