Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	1/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Информационные системы управления документооборотом

2007-2008 учебный год

ЛЕКЦИЯ 1.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

На стол высшего администратора обрушиваются ливни разнообразнейших бумаг, и его искусность характеризуется быстротой, с которой он их рассортировывает. Эту завизировать не глядя. Эту переслать выше. На эту ответить в общем, а эту вообще не заметить. Эту посчитать беспочвенной, а эту вернуть, как неверную. Здесь согласиться, а здесь – нет, эту потерять, а этой дать ход. Эту в корзину, а эту в архив, эта срочная, а та подождет. Эту распечатать, ту перепечатать, эту отправить, а эту подшить. Проверить по телефону, верить ли их письмам, и уверить их письменно, что вам можно верить. Уточнить написание фамилии Ваадербрехнихс и расшифровать подпись их главного инженера. Передать Райнеру, чтобы явился утром, и написать Вернеру, чтобы больше не приходил. Расхлебать до вечера папку входящих, разослать с вечера пачку исходящих и, если администратор из настоящих, не позже ночи уехать домой.

Сущность управленческого труда.

Руководство как специфическая функция управления представляет собой совокупность однотипных операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: принятие управленческих решений, отдача распоряжений, контроль исполнения, инструктаж подчиненных, анализ положения дел и др. За принятые управленческие решения руководитель несет полную и единоличную ответственность в пределах возложенной на него компетенции. Именно принятие решений является отличительной особенностью труда руководителя и является общим элементом, объединяющим труд руководителей различных рангов (от мастера до министра).

Труд руководителя имеет единый предмет труда - информацию, носителем которой служит документ. Документ для руководителя - это не только источник информации, но и юридическое удостоверение свершенного действия, побуждение к новому действию, средство, которым он должен уметь пользоваться в повседневной работе. Документы сопровождают выполнение многочисленных функций руководителя и представляют собой материальную основу действий руководителя в принятии управленческого решения.

Выделяют три категории управленческих работников – руководители, функциональные специалисты и вспомогательно-технические работники. В технологии управленческого процесса все категории работников располагают общим информационным банком данных, но каждая категория на своем функциональном уровне выполняет различные виды работ, вносящие определенный вклад в создание документа.

Руководители участвуют в стратегической разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их документы.

Специалисты соответствующих профессий занимаются разработкой конкретных заданий руководителя и выполняют вспомогательные операции, документируя проекты решения.

Вспомогательно-технические работники осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документальной информации. Ошибки, допущенные вспомогательно-техническим персоналом при первоначальной обработке данных, могут исказить или существенно повлиять на результаты работы и специалистов и руководителей.

Процесс труда и продукт труда руководителя отличаются от процесса и продукта труда других управленческих работников. Руководитель творчески прорабатывает поступающую информацию. Продуктом его труда являются изменения в материальном производстве, в общественных отношениях, в духовной жизни. Но непосредственным результатом его труда выступает решение, т. е. специфический вид информации, направляющий функционирование и развитие системы управления, и уже затем - развитие объекта управления.

Трудоемкость работы руководителей с документами

Эффективность работы руководителя определяется оперативностью и качественной проработкой всех этапов принятия и реализации управленческих решений.

Эффективность зависит от следующих факторов:

а) количества и качества используемой необходимой информации;

б) скорости ее получения и обработки;

в) глубины логического и творческого анализа поступающей информации;

г) обоснованности, полноты и быстроты реализации принятых управленческих решений.

Таким образом, эффективность управления во многом зависит от наличия управленческой информации.

Информация - это и исходные данные, и результат работы аппарата управления, это и необходимое условие выполнения работ, и способ фиксации производимых действий. Объем информации, структура входящих и исходящих ее потоков определяют технику и технологию процессов обработки, состав и объем трудозатрат управленческого персонала, распределение функций между сотрудниками и в итоге структуру органа управления.

Информация подразделяется:

по аспектам управления (информация политическая, экономическая, правовая, социологическая, психологическая и т. д.);
по функциям управления (информация по оперативному, текущему, перспективному планированию, по организации работ, координации деятельности коллектива, руководству коллективом, контролю исполнения);
по срочности и важности;
по уровню принятия управленческого решения;
по совокупности процессов, необходимых для ее обработки при выборе управленческого решения.

Загрузка рабочего дня руководителя зависит от плотности документопотока, который характеризуется количеством документов, поступающих в течение определенного промежутка времени (дня, недели, года). Определенное влияние на плотность документопотока оказывает и маршрут документации в аппарате. Например, документация, поступившая в адрес руководства министерства или ведомства, в среднем проходит в процессе исполнения 10 - 12 инстанций, а через некоторые инстанции одни и те же документы проходят многократно (в среднем более 3 раз). Таким образом, документ совершает 30 - 45 перемещений от инстанции к инстанции.

Наиболее полное представление о составе и трудоемкости работы руководителя с документами в процессе управления дает пооперационный анализ технологии выполнения основных видов работ. Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа.

Логические включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, визирование, контроль исполнения.

Творческие операции, которые отражают специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернатив решения, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Таким образом, выявляется трудоемкость всей работы, состоящая из суммы затрат рабочего времени на каждую операцию, определенных либо специальными наблюдениями, либо путем опроса всех участников процесса управления.

Каждое действие руководителя сопровождается либо операцией, выполняемой с документом (чтением, резолюцией), либо созданием документа (приказа, протокола и т. д.). Совершенствование организации труда руководителя заключается в сокращении трудоемкости и количества технических операций и увеличении логических и особенно творческих операций.

Анализ трудозатрат по операциям показывает, что доля делопроизводственных операций значительна в общем объеме трудозатрат руководителей различных рангов. Изучение организации работы с документами руководящих работников и основных специалистов в одном из министерств показало, что их годовые затраты на традиционные делопроизводственные операции составляют более 20% годового фонда рабочего времени. Выполнение руководителями и специалистами высокой квалификации технических операций по обработке документов можно отнести к косвенным потерям рабочего времени.

Пооперационный анализ технологии выполнения основных видов работ с документами у руководителей различных рангов позволил выявить ряд типичных недостатков, снижающих эффективность их работы:

неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;
отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне;
обработка документации, решения по которой не входят в их компетенцию;
недостаточное использование средств ПО и оргтехники для составления документов.

Комплекс требований к управленческой информации, с которой работают руководители различных рангов, включает:

высокую степень надежности и достоверности информации;
своевременность ее поступления;
удобство форм;
минимальность объемов при необходимой полноте и др.

Для обеспечения руководителей информацией, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям, предназначена такая отрасль деятельности, как документационное обеспечение управления.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Похожие:

	Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное обеспечение управления» Ростов-на-Дону Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия		Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение...
	Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по... Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль...		Т. В. Михайлова Документационное обеспечение управления Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Рабочая программа дисциплины документационное обеспечение управления Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования		Методические указания для студентов по дисциплине документационное обеспечение управления Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Материалы контрольного среза знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать		Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с
	Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с		Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса
	Конспект учебного занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления» Образовательная – закрепление знаний и умений по теме; развивающая развитие умений применять знания на практике		«Английский язык» Учебное пособие предназначено для студентов 3 курса дневного отделения специальности 032002 Документационное обеспечение управления...
	Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение... Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (орд)		Методические указания и контрольные задания для студентов заочной... Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Нытвенский промышленно-экономический...
	Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной...		Рабочая программа преддипломной практики Гпоу спо ярославского торгово-экономического колледжа в соответствии с фгос по специальности спо 46. 02. 01 Документационное обеспечение...

Руководство, инструкция по применению