II. Документация органа исполнительной власти
2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется компетенцией органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times ET и Times New Roman Cуr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.
При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.
III. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы органа исполнительной власти, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. N 9-ст).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.
3.1.2. В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования органа исполнительной власти;
бланки с указанием должности руководителя органа исполнительной власти и его заместителей;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых в органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.
3.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти.
3.1.4. Бланки документов органа исполнительной власти подлежат учету.
3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.2. Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа исполнительной власти обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).
3.2.2. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.
Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:
05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.
3.2.3. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Министерство здравоохранения
Чувашской Республики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:
Министерство образования
Чувашской Республики
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д.Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:
И.П.Калинину
ул.Садовая, д.5, кв.12
Киреевский р-н, г.Липки
Тульская обл., 301264
3.2.4. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "Утверждаю, Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждены" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:
Утверждаю
Министр юстиции
Чувашской Республики
Личная подпись Инициалы, фамилия
16.10.2001
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа исполнительной власти. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:
Утверждено
Приказом Министерства экономики
Чувашской Республики
от 16.10.2001 N 150
Слова "Утвержден, Утверждено, Утверждена, Утверждены" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.2.5. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.6. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.2.7. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера:
Приложение N 1
к приказу Министерства экономики
Чувашской Республики
от 05.09.2001 N 158
Допускается "Приложение N" печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа.
3.2.8. Подпись документа
Документы, направляемые в органы представительной, исполнительной и судебной власти Чувашской Республики, подписываются руководителем органа исполнительной власти или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем органа исполнительной власти, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы и фамилия.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.2.9. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа исполнительной власти, должны быть завизированы ими.
Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Личная подпись Инициалы, фамилия
28.10.2001
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово "Согласовано" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:
Согласовано
Заместитель министра юстиции
Чувашской Республики
Личная подпись Инициалы, фамилия
30.09.2001
Согласовано
Письмо Минпрома Чувашии
от 30.09.2001 N 01-15/155-К
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.2.10. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона:
Максимова Нина Сергеевна
62-88-14
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона основного исполнителя.
3.2.11. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования, Конфиденциально и др.) оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
3.2.12. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.13. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.
|
