Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики

Скачать 0.84 Mb.

Название	Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики
страница	6/16
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16

5.4. Служебное письмо

5.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти по содержанию подразделяются на:

ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики;

исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Чувашской Республики, проектам актов Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

5.4.2. Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией руководителя органа исполнительной власти.

Срок подготовки инициативного письма определяет руководитель структурного подразделения.

5,4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 5).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа:

"Министерство считает... ", "Государственный комитет рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

5.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

5.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата органа исполнительной власти.

VI. Организация документооборота
и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

6.1.2. Порядок прохождения документов и работа с ними в органах исполнительной власти регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.

6.1.3. При применении в органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в органы исполнительной власти.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в органы исполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в органы исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

6.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитом носителе должен соответствовать тексту оригинала.