Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах
|
Скачать 1.43 Mb.
|
7.4. Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение 7.4.1. Хранение документов правительства области, относящихся к государственной собственности, осуществляется организационным управлением в соответствии с административным регламентом правительства области по исполнению государственной функции «Формирование, содержание и использование архивного фонда правительства Воронежской области», утвержденным постановлением правительства Воронежской области от 27.08.2010 № 730. 7.4.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях правительства области и включает в себя следующие этапы: - проведение экспертизы ценности документов; - полное оформление дел; - составление описи дел; - составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Специалисты организационного управления осуществляют контроль и оказывают методическую помощь структурным подразделениям правительства области в проведении вышеуказанных работ. 7.4.3. Структурные подразделения правительства области передают полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу в архив правительства области по описям. При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста структурного подразделения правительства области и специалиста организационного управления, передавшего (принявшего) дела на хранение в архив. 7.4.4. При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области независимо от сроков хранения документов. 7.4.5. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы. При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти области передача документов постоянного хранения и по личному составу осуществляется в соответствии с действующим законодательством. До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами. 7.4.6. Документы (дела постоянного хранения), отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, по истечении предельных сроков хранения в архиве правительства области и архивах исполнительных органов государственной власти области подлежат передаче на постоянное хранение в КУВО «Государственный архив Воронежской области» в установленном федеральным законодательством порядке. 7.5. Экспертиза ценности документов 7.5.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится на основании Перечня, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. 7.5.2. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. 7.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в правительстве области создана – ЭК правительства области, утвержденная постановлением правительства Воронежской области от 21.08.2009 № 711 «О создании постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе ценности документов». Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области с целью отбора дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив правительства области. Методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях правительства области оказывают специалисты организационного управления. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК правительства области, оформляется протоколом. 7.5.4. В исполнительных органах государственной власти области проведение экспертизы ценности документов осуществляется под руководством специалистов КУВО «Государственный архив Воронежской области». 7.6. Составление и оформление описей дел 7.6.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи. Каждое структурное подразделение правительства области составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, под руководством специалистов организационного управления. Описи дел структурных подразделений составляются на электронном и бумажном (в двух экземплярах) носителе по установленной форме и представляются в организационное управление. 7.6.2. Специалистами организационного управления на основе описей дел структурных подразделений правительства области составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области по установленной форме. 7.6.3. Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства области за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел. Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи. 7.6.4. После составления сводных описей дел постоянного хранения за соответствующий период специалистами организационного управления производится отбор документов к уничтожению и составляется акт о выделении дел к уничтожению. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК правительства области и направляются на согласование с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области. Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях № 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48. 7.7. Историческая справка к архивному фонду правительства области Историческая справка составляется при первом поступлении документов фонда в архив правительства области и состоит из информации об истории фонда правительства области и истории архивного фонда исполнительной власти Воронежской области. Первый раздел - история фондообразователя включает: - данные о создании правительства Воронежской области; - хронологическую последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты и распорядительные документы; - состав исполнительных органов государственной власти области. Второй раздел - история фонда включает: - дату первого поступления документов фонда в архив; - количество дел в фонде и крайние даты дел фонда; - изменения в составе и объеме фонда и их причины; - особенности формирования, описания и систематизации документов; - степень сохранности документов. Третий раздел включает: - обобщенную характеристику фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, - сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; - научно-справочный аппарат к фонду. Справка подписывается составителем. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций правительства области. Историческая справка представляется в КУВО «Государственный архив Воронежской области» вместе с каждой законченной описью. 7.8. Использование документов архива правительства области 7.8.1. Основными формами использования документов архива являются: - информационное обеспечение структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области в соответствии с их запросами; - информационное обеспечение других пользователей (учреждений, организаций, граждан) в соответствии с их запросами. Запросы, поступающие в архив правительства области, подразделяются на: - тематические запросы (о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту); - запросы социально-правового характера (связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации). 7.8.2. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива правительства области не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. 7.8.3. Архивные справки, выписки и копии составляются на основании документов, хранящихся в архиве правительства области. Архивная справка и архивная выписка изготавливаются на бланке письма организационного управления с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка». Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В конце архивной справки (выписки) указывается архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа. Примечание: архивный шифр и номера листов единиц хранения документа могут проставляться на обороте каждого листа архивной копии. Архивная справка (выписка) подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления, во время отсутствия руководителя – заместителем руководителя либо начальником общего отдела организационного управления (в соответствии с должностным регламентом), и специалистом общего отдела организационного управления, исполнившим запрос, и заверяется круглой печатью организационного управления. 7.8.4. Аутентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления или его заместителем (начальником общего отдела организационного управления) и круглой печатью организационного управления. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе». Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью организационного управления. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. 7.8.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве правительства области, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел. При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается. Подлинники протоколов заседаний правительства и президиума правительства области, правовые акты губернатора Воронежской области и правительства области из архива правительства области не выдаются. Выдаются копии документов, заверенные в установленном порядке. 7.8.6. Правоохранительными органами из архива правительства области могут быть изъяты документы в соответствии с действующим законодательством. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов. 8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов 8.1. Порядок изготовления печатей и штампов 8.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Размещение заказов на изготовление гербовых печатей осуществляется только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количество принимает губернатор Воронежской области. 8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц правительства области определяется губернатором Воронежской области. 8.1.3. Письма-заявки структурных подразделений правительства области с эскизами печатей и штампов направляются в организационное управление на согласование. 8.1.4. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами Воронежской области на основании заявки структурного подразделения правительства области. Образец оформления заявки (приложение № 49). 8.2. Использование печатей и штампов 8.2.1. Гербовой печатью удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы. 8.2.2. Гербовую печать правительства области с изображением Герба Воронежской области проставляют на документах, подписанных: - губернатором Воронежской области, - заместителями губернатора Воронежской области, - первыми заместителями председателя правительства области, - заместителями председателя правительства области, - заместителями председателя правительства области – руководителями департаментов. 8.2.3. Гербовая печать правительства области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов губернатора Воронежской области, правительства области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы (приложение № 50). 8.2.4. Управление делами Воронежской области проставляет гербовую печать с изображением Герба Воронежской области на документах, подписанных руководителем управления делами Воронежской области. 8.2.5. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым. 8.2.6. Для структурных подразделений правительства области в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Герба Воронежской области размещается название конкретного структурного подразделения. Перечень документов, на которых проставляется оттиск простых круглых печатей, в приложении № 51. 8.2.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов применяются штампы: «Регистрационный штамп» и «Получено по доверенности». 8.2.8. На поздравительных адресах и открытках допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Воронежской области. 8.3. Учет и хранение гербовых печатей Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале учета выдачи печатей и штампов и выдаются организационным управлением под расписку сотрудникам структурных подразделений правительства области, отвечающим за их использование и сохранность (приложение № 52). Пришедшие в негодность и утратившие свое целевое назначение печати и штампы возвращаются в организационное управление, где уничтожаются по акту комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков правительства Воронежской области и оформляются протоколом. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность организационное управление. При оставлении должности сотрудник, которому были выданы печати или штампы, обязан сдать их в организационное управление. В структурных подразделениях правительства области печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах. Проверку наличия и контроль за использованием печатей и штампов в структурных подразделениях правительства области осуществляет организационное управление. Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков правительства Воронежской области и оформляются протоколом. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Постановление от 31 декабря 2014 г. N 1240 об утверждении положения... Оз "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", указом губернатора Воронежской области от 05. 12.... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
О структуре агентства стратегических разработок Архангельской области В соответствии с пунктом 3 статьи 12 областного закона от 20 мая 2009 года №19-3-оз «о правительстве Архангельской области и иных... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области От 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Доклад о ходе реализации и об оценке эффективности реализации государственных... Охватывает все ключевые функции исполнительных органов государственной власти области, обеспечивающих достижение этих целей, а сами... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Губернатор ленинградской области постановление Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах и В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
|
В целях реализации на территории Воронежской области Федеральных... Воронежской области – раздел опытная эксплуатация гис жкх в Воронежской области. При возникновении вопросов рекомендуем пользоваться... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |