Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах
|
Скачать 1.43 Mb.
|
6.5. Организация работы архива обращений граждан 6.5.1. В управлении по работе с обращениями граждан рассмотренные контрольные обращения и приложенные к ним документы, списанные в дело должностными лицами правительства области, хранятся течение двух лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив правительства области. 7. Формирование и использование документационного фонда правительства области Формирование документационного фонда правительства области осуществляется организационным управлением и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) (далее - Правилами) путем: - составления номенклатур дел, - проведения экспертизы научной и практической ценности документов, - формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, - учета и передачи дел на архивное хранение. Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно оформляют документы для передачи на государственное хранение. 7.1. Составление номенклатур дел Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела. 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением и штатным расписанием структурного подразделения (исполнительного органа государственной власти области), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и зарегистрированным в Минюсте РФ от 08.09.2010 № 18380 (далее – Перечень). 7.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений правительства области (исполнительных органов государственной власти области), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений правительства области, исполнительного органа государственной власти области. 7.1.4. В правительстве области составляются номенклатуры дел: структурных подразделений правительства области, сводная номенклатура дел правительства области. 7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения правительства области составляется ответственным за делопроизводство при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем и представляется в организационное управление для составления сводной номенклатуры дел правительства области. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства области возлагается на их руководителей. Вновь образованное структурное подразделение правительства области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационное управление. 7.1.6. Сводная номенклатура дел правительства области составляется специалистами организационного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений правительства области. Сводная номенклатура дел правительства области: - подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления и исполнителем, - согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией по экспертизе ценности документов губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области (далее - ЭК правительства области), - согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) департамента культуры и архивного дела Воронежской области, - утверждается заместителем губернатора Воронежской области – руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области не позднее конца текущего года, - вводится в действие с 1 января следующего года. Выписки из согласованной сводной номенклатуры дел правительства области с сопроводительным письмом направляются в структурные подразделения правительства области. Сводная номенклатура дел правительства области составляется на 5 лет, в случае коренных изменений функций и структуры правительства области готовится новая номенклатура дел. 7.1.7. Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно составляют номенклатуру дел, представляют ее на рассмотрение в казенное учреждение Воронежской области (КУВО) «Государственный архив Воронежской области» и дальнейшее согласование с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области. Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на рассмотрение в КУВО «Государственный архив Воронежской области». Копию согласованной и утвержденной номенклатуры дел исполнительный орган государственной власти области направляет в организационное управление. 7.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. В сводной номенклатуре дел правительства области индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения правительства области, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения правительства области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 17-10, где: 17 - обозначение структурного подразделения правительства области, 10 - порядковый номер заголовка дела. В номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти области перед индексом дела добавляется индекс исполнительного органа государственной власти области, установленный в Делопроизводственных индексах структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и муниципальных образований Воронежской области. Например: 52-02-05, где: 52 – индекс исполнительного органа государственной власти области, 02 - обозначение структурного подразделения (отдела) исполнительного органа государственной власти области, 05 - порядковый номер заголовка дела. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела отражает основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел систематизируются по степени важности документов: нормативные правовые акты, документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, учетные документы (ст. 259-261 Перечня). Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Например: «разные материалы», «общая переписка». В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор. Например: «Постановления правительства Воронежской области за 2013 год», «Приказы руководителя департамента по основной деятельности за 2013 год». В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с прокуратурой Воронежской области по вопросам правовой деятельности». В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовой бухгалтерский отчет за 2013 год». Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню с указанием сроков хранения и годом издания Перечня. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2008 г.), об ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение. К документам, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД». Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства области (приложение № 39), форма сводной номенклатуры дел правительства области (приложение № 40). 7.1.9. Сводную номенклатуру дел правительства области и номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти области сотрудники департамента связи и массовых коммуникаций области вносят в базу данных «Номенклатура дел» АС ДОУ. 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В структурных подразделениях правительства области дела формируются ответственными за делопроизводство. 7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии нескольких томов дела (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по основной деятельности с учетом сроков их хранения: распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет, ст. 19б Перечня) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет, ст. 19б Перечня). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение № 41). При изменении наименования структурного подразделения правительства области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации – правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки. Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. Дата (число и год) на обложке дела указывается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел. Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. В целях обеспечения сохранности и порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления. 7.2.4. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях правительства области осуществляется организационным управлением. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания. Руководители структурных подразделений правительства области обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях правительства области для использования в работе. По истечении срока хранения дел ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с ЭК правительства области. В структурных подразделениях правительства области завершенные делопроизводством дела постоянного, временного хранения и по личному составу хранятся в течение 2 лет. По истечении срока хранения дела сдаются по описям в архив правительства области. Выдача дел из архива правительства области для работы структурным подразделениям правительства области производится с разрешения заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области – руководителя организационного управления на срок не более одного месяца, под расписку. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. 7.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов устанавливается Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Постановление от 31 декабря 2014 г. N 1240 об утверждении положения... Оз "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", указом губернатора Воронежской области от 05. 12.... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
О структуре агентства стратегических разработок Архангельской области В соответствии с пунктом 3 статьи 12 областного закона от 20 мая 2009 года №19-3-оз «о правительстве Архангельской области и иных... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области От 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Доклад о ходе реализации и об оценке эффективности реализации государственных... Охватывает все ключевые функции исполнительных органов государственной власти области, обеспечивающих достижение этих целей, а сами... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Губернатор ленинградской области постановление Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах и В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
|
В целях реализации на территории Воронежской области Федеральных... Воронежской области – раздел опытная эксплуатация гис жкх в Воронежской области. При возникновении вопросов рекомендуем пользоваться... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |