3.7. Подготовка и оформление служебных писем
3.7.1. Служебные письма в правительстве области готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
- как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений;
- как сопроводительные письма к направляемым документам;
- как инициативные письма.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц правительства области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются должностными лицами правительства области.
3.7.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма губернатора Воронежской области, подписывается губернатором Воронежской области.
Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма правительства области, подписывается заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.
К гарантийным письмам и письмам финансового характера добавляется подпись главного бухгалтера.
3.7.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк или которые оформлены на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху, слева, шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.
3.7.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.
Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: «Правительство области считает…», «Правительство области рассмотрело…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
3.7.6. Служебные письма правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются в двух экземплярах.
Заполнение реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе» на первом и втором экземплярах осуществляется следующим образом:
- почтовый адрес на первом экземпляре документов, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам (законодательные, исполнительные органы государственной власти области, судебные органы и др.), не указывается (см. приложение № 6), второй экземпляр оформляется согласно приложению № 7;
- на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма губернатора Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия заместителя губернатора Воронежской области, первого заместителя председателя правительства области, заместителя председателя правительства области, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя структурного подразделения правительства области или исполнительного органа государственной власти области, которому давалось поручение губернатора Воронежской области, и телефон ответственного исполнителя.
На втором экземпляре документа указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.
Например:
Иванов или И.И. Иванов
213-14-05 213-14-05
Примечание: на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма правительства Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.
3.7.7. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области на правах подлинника. Визы проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляются фамилия и телефон исполнителя (приложения № 7, 8).
До представления на подпись губернатору Воронежской области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, визируются заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, сферу деятельности которых затрагивает проект письма, либо теми руководителями, которым давались поручения губернатора Воронежской области.
Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях № 6, 7, 8, 25, 26, 27.
3.8. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области и используются для информационного обмена между структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области, должностными лицами, специалистами.
Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер;
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат;
подпись.
Образец оформления служебной записки приведен в приложениях № 9, 28.
3.9. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами
3.9.1. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках правительства области для международной переписки и подписываются должностными лицами правительства области.
Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке секретариата губернатора Воронежской области и подписываются руководителем секретариата либо на бланках структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и подписываются их руководителями.
3.9.2. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращения не допускаются.
В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу,
Чрезвычайному и Полномочному
Послу
(официальное название страны)
г. Москва
При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.
Например: «Соединенные Штаты Америки» или «США», «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ».
Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника.
Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.
В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.
После подписания письма должностным лицом правительства области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа.
Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью должностных лиц правительства области осуществляется организационным управлением.
Исходя из срочности документа определяется порядок отправления писем: по почте или факсом.
При отправлении письма факсом в реквизите «Адресат» последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города.
Например: Министерство юстиции
земли Нижняя
Саксония ФРГ
господину Паустиану
факс (8-10-49)511-120-5170
Официальные письма, направляемые от имени должностных лиц правительства области, в случае необходимости могут направляться адресатам по дипломатическим каналам через Представительство МИД России в городе Воронеже.
Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложения № 29, 30).
3.10. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
3.10.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.
Телеграммы, направляемые за подписью должностных лиц правительства области, относятся к категории «Правительственная».
Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.
Первый экземпляр телеграммы передается в организационное управление для регистрации и отправки, второй - направляется в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе.
Поздравительные телеграммы, факсограммы на отправку передаются в организационное управление до 16.00, рабочие и срочные – до 18.00.
При подготовке телеграмм в реквизите «Адресат» указываются полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.
В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и т.п., указываются полностью.
Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации – в именительном. В реквизите «Адресат» не должно быть кавычек.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается «по списку» (приложение № 31).
Например:
ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
АННИНСКОГО РАЙОНА
УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25
ПЕТРОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ
АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ФАМИЛИЯ И.О.
МОСКВА
УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1
МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МИНИСТРУ
ФАМИЛИЯ И.О.
Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.
Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш».
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.
Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет №.
Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.
Входящие телеграммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении.
Образец оформления телеграммы содержится в приложении № 32.
3.10.2. Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).
Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
При оформлении телефонограммы указываются:
наименование организации-отправителя;
регистрационный номер и дата;
время приема-передачи;
адресат;
текст;
подпись.
В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).
В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)».
Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.
Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.
Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения правительства области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.
Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.
Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.
Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях № 33, 34.
|
