Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах
|
Скачать 1.43 Mb.
|
4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов 4.5.1. Исходящими документами правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку. 4.5.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные должностными лицами правительства области, представляются на регистрацию в организационное управление на бумажных носителях с приложениями в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату. Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в организационном управлении. Специалисты организационного управления проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в базе данных «Исходящие документы» АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на первом и втором экземпляре документа, сканируют первый экземпляр исходящего документа в электронную регистрационную карточку. Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления. 4.5.3. Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, на бланке письма должностного лица регистрируются в секретариатах в базе данных «Исходящие документы» АС ДОУ. Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений правительства области, регистрируются в структурных подразделениях правительства области в базе данных «Исходящие документы» АС ДОУ. Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в базе данных «Исходящие документы» АС ДОУ, а также их обработку и отправку. 4.5.4. Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа (секретариатом, структурным подразделением правительства области, исполнительным органом государственной власти области). При заполнении электронной карточки исполнитель формирует связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в исходящем документе. Если в качестве адресата выступает участник системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее - МЭДО), то в карточке после его выбора из справочника адресатов АС ДОУ должна появиться пометка «МЭДО». Примечание: изменение или создание новых адресатов-участников МЭДО не допускается. Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области) создают и заполняют электронную карточку исходящего документа, направляют ее в АС ДОУ на регистрацию. При заполнении электронной карточки исходящего документа исполнителю необходимо указывать: - в поле «Заголовок» - название, которое отражает содержание документа, Например: «Предоставление информации об утверждении правил землепользования» или «Об обеспечении жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов»; - в поле «Исполнители» - фамилию ответственного исполнителя документа или фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) и ответственного исполнителя; - в поле «Место регистрации» – подразделение, которое будет осуществлять регистрацию документа. 4.5.5. Обработка и отправка документов, подписанных должностными лицами правительства области и зарегистрированных (в соответствии с п. 4.5.2 настоящей Инструкции) осуществляется организационным управлением. Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление после 16.00, отправляется на следующий рабочий день. При отправке исходящего письма по списку рассылки допускается передавать в организационное управление первый экземпляр письма и необходимое количество его копий. Примечание: письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства области, к отправке не принимаются. 4.5.6. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей структурных подразделений правительства области, должны быть полностью оформленными: - зарегистрированы, - скомплектованы со всеми приложениями, - законвертированы с указанием почтового адреса корреспондента и адреса отправителя - структурного подразделения правительства области. Документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по факсу. Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы правительства области, служебные письма за подписью должностных лиц правительства области, руководителей структурных подразделений правительства области. Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Учет простой корреспонденции осуществляется в электронном виде. Заказная корреспонденция передается организационным управлением на почту по реестру. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. 4.5.7. Документы с пометкой «Для служебного пользования» исполнители передают в организационное управление запечатанными в конверт. На конверте указывается получатель и учетный номер документа. Пересылка указанных документов сторонним организациям осуществляется заказными почтовыми отправлениями с пометкой «ДСП», адрес получателя документа на конверте указывает исполнитель. 4.6. Порядок прохождения внутренних документов Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами. Передача документов между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется посредством базы данных «Внутренние документы» АС ДОУ. При этом электронная карточка внутреннего документа, сформированная исполнителем, должна быть направлена на подпись и подписана руководителем с помощью электронной подписи. После регистрации в карточке должны быть указаны все адресаты по документу. Примечание: повторная регистрация документа по месту адресации не допускается. Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной подписи в соответствии с Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области. Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области в базе данных «Внутренние документы» АС ДОУ. Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При её заполнении исполнитель указывает связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляет электронный образ подготовленного документа. Затем карточка направляется на подпись руководителю. Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии электронной подписи. 4.7. Организация информационно-поисковой системы по документам В правительстве области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ. Формирование базы электронных документов в правительстве области проводится структурными подразделениями, регистрирующими документы в базах данных «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Обращения граждан», «ОРД», «НПА», «Протоколы» АС ДОУ. Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам правительства области, обращениям граждан определены Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области. Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями в АС ДОУ по признаку (полю), а также по ключевым словам. 4.8. Учет объема документооборота Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в правительство области и созданных в правительстве за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые). Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно. Отчет об объеме документооборота правительства области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется организационным управлением по базам данных «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» АС ДОУ и представляется должностным лицам правительства области. Учет количества документов, отправляемых по почте, факсу, электронной почте, ведется организационным управлением по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом). В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведет подразделение (ответственное лицо), на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства. 4.9. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема документов. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер правительства области (213-66-04), установлен в организационном управлении. Использование факсимильной техники, установленной в секретариатах должностных лиц правительства области, структурных подразделениях правительства области контролируется их руководителями. Документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту издания данного вида документа. Письма за подписью должностных лиц правительства области, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в организационном управлении. Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса. После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью. Факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении. Поступившим подлинникам писем, полученных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма, полученного по факсу». Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Входящие факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области на иностранных языках, направляются в отдел регионального маркетинга и внешнеэкономической деятельности департамента экономического развития Воронежской области для перевода, а затем регистрируются в организационном управлении и передаются адресату. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем. Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. 4.10. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте Порядок работы с электронной почтой в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации Воронежской области от 14.12.2005 № 2119-р «О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области». В правительстве области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса ogv@govvrn.ru осуществляется организационным управлением в течение рабочего дня. С официального адреса электронной почты правительства области служебные письма направляются за подписью должностных лиц правительства области, с официального адреса структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений. Специалист по работе с электронной почтой (далее - специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу документов по электронной почте. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – специалист. Передаваемые с помощью электронной почты документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе либо его электронную копию, подписанную электронной подписью. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты правительства области специалист организационного управления: - регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты; - осуществляет предварительное рассмотрение; - исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в организационное управление или структурные подразделения правительства области для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю либо пересылает по электронной почте адресату; - передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. 4.11. Порядок выполнения копировально-множительных работ Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в организационном управлении. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение № 37). Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях правительства области (при наличии копировальной техники). Изготовление больших по объему тиражей документов для организационно-технического обеспечения мероприятий с участием должностных лиц правительства области осуществляется на основании письма на имя заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления. Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью правительства области. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале. Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Постановление от 31 декабря 2014 г. N 1240 об утверждении положения... Оз "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", указом губернатора Воронежской области от 05. 12.... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
О структуре агентства стратегических разработок Архангельской области В соответствии с пунктом 3 статьи 12 областного закона от 20 мая 2009 года №19-3-оз «о правительстве Архангельской области и иных... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области От 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Доклад о ходе реализации и об оценке эффективности реализации государственных... Охватывает все ключевые функции исполнительных органов государственной власти области, обеспечивающих достижение этих целей, а сами... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Губернатор ленинградской области постановление Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах и В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
|
В целях реализации на территории Воронежской области Федеральных... Воронежской области – раздел опытная эксплуатация гис жкх в Воронежской области. При возникновении вопросов рекомендуем пользоваться... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |