Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах
|
Скачать 1.43 Mb.
|
5. Особенности работы с электронными документами 5.1. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области используются: - электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью; - электронные графические образы документов в формате PDF, TIF, и т.п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе; - электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др. При регистрации документа в АС ДОУ формируются электронная регистрационная карточка – регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ. 5.2. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование: - плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению; - информационных документов; - справочных документов; - внутренней переписки; - документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО). 5.3. Прием и отправка электронных документов из других органов власти и организаций в правительстве области осуществляются организационным управлением. 5.4. При подготовке и отправке документов участнику МЭДО не допускается присоединение к электронной карточке вложений, не адресованных этому участнику. Примечание: вложениями к электронной карточке могут быть только электронные графические образы либо электронные документы. 5.5. Документы, создаваемые в правительстве области и поступающие в правительство области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных регистрационных карточек с прикреплёнными электронными образами документов. Прикрепление электронного образа документа к регистрационной карточке возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). 5.6.Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в правительстве области используются механизмы электронной подписи. 5.7. Единицей учета электронного документооборота является электронная регистрационная карточка документа, зарегистрированная в АС ДОУ. Документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. Регистрационные карточки документов систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел правительства области и номенклатурами дел исполнительных органов государственной власти области. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных регистрационных карточек документов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются департаментом связи и массовых коммуникаций Воронежской области с учетом функционирующих в правительстве области программно-технических средств и действующим законодательством. 6. Организация документооборота и исполнения документов по обращениям граждан 6.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан 6.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей Инструкцией. 6.1.2. Поступившие в правительство области письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в управление по работе с обращениями граждан. При приеме и первичной обработке письменных обращений специалист управления по работе с обращениями граждан сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений и приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ. Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения. Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения. В электронную базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ вносится следующая информация о поступившем обращении: - дата регистрации обращения; - вид обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос); - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, категория заявителя; - тема (темы) обращения согласно тематическому классификатору; - количество листов обращения с приложениями; - источник поступления обращения; - краткое содержание текста обращения. По содержанию обращения специалисты управления по работе с обращениями граждан определяют ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей. Обращениям присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года. В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации. 6.1.3. Зарегистрированные обращения в управлении по работе с обращениями граждан специалисты секретариатов заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области получают под роспись. Обращения, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, передаются адресатам без регистрации. 6.1.4. Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях правительства области исчисляются с даты регистрации обращения в управлении по работе с обращениями граждан. Обращения граждан, поступившие в исполнительный орган государственной власти области, регистрируются самостоятельно и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в данном исполнительном органе. В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями. Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день. В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания. Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение. 6.1.5. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении. 6.1.6. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его в управление по работе с обращениями граждан. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения (исполнительного органа государственной власти области). 6.2. Личный прием граждан 6.2.1. Личный прием граждан осуществляется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями структурных подразделений правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области и уполномоченными на то лицами. График личного приема граждан заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства Воронежской области, заместителями председателя правительства Воронежской области, руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области и руководителями исполнительных органов государственной власти Воронежской области (далее – график личного приема) составляется ежеквартально управлением по работе с обращениями граждан, подписывается заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области и утверждается губернатором Воронежской области. График личного приема размещается на информационном стенде в приемной граждан и публикуется на официальном Портале органов власти Воронежской области в сети Интернет (http://www.govvrn.ru). Прием граждан губернатором Воронежской области осуществляется по согласованию с ним. 6.2.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. 6.2.3. Организацию приема и запись на прием к заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области осуществляют сотрудники управления по работе с обращениями граждан, на основании утвержденного губернатором Воронежской области графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Время приема граждан: с понедельника по четверг – с 09.00 до 17.00, пятница – с 09.00 до 16.00. Перерыв – с 13.00 до 13.45. 6.2.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение № 38) и вводится в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ. Регистрационный номер обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа, который состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л. Например: 121-Л. Все материалы, которые заявитель считает необходимым приобщить к обращению, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если обращение повторное, специалисты управления подбирают предыдущую переписку и передают ее должностному лицу за неделю до дня приема. 6.2.5. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. 6.2.6. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к должностным лицам правительства области, передаются в секретариаты должностных лиц правительства области, приемные структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области для подготовки к личному приему граждан. 6.2.7. По итогам личного приема гражданину направляется ответ о принятых мерах по его письменному обращению. Ответ подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным должностным лицом. 6.3. Работа с отдельными видами обращений 6.3.1. Обращения, направленные органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, рассматриваются в первоочередном порядке. 6.3.2. Письма, переданные губернатору Воронежской области во время его встреч с жителями области и в ходе теле-, радиоэфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке. 6.3.3. В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию правительства области, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя. 6.3.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 6.3.5. Ответы не даются и не подлежат направлению для дальнейшего рассмотрения на обращения: а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения; б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии); в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан; г) на которые не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В случаях, указанных в подпунктах «а», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом. 6.3.6. Должностные лица правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки. Переписка с гражданином прекращается при наличии следующих условий: - если в обращении гражданина содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и не приводятся новые доводы или обстоятельства, - ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным. О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде. 6.4. Работа с обращениями, поставленными на контроль 6.4.1. Должностными лицами правительства области осуществляется контроль за рассмотрением обращений граждан: - поступивших из органов государственной власти Российской Федерации, от членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального образования; - поставленных на контроль губернатором Воронежской области, заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области. 6.4.2. Полнота и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов анализируются в ответах на контрольные обращения заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области. 6.4.3. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо правительства области. Обращение считается рассмотренным, если приняты необходимые меры и гражданину дан исчерпывающий письменный ответ на все поставленные в обращении вопросы. В этом случае должностное лицо правительства области, давшее поручение по рассмотрению обращения и поставившее его на контроль, снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем. Исполнители делают отметку об исполнении поручения в электронной карточке резолюции, прикрепляют сканированный образ ответа заявителю и информацию по результатам рассмотрения обращения (запроса), направляют все документы с результатом рассмотрения (в том числе подлинник письма, подлинники обращений в федеральные органы исполнительной власти) в управление по работе с обращениями граждан. 6.4.4. Управление по работе с обращениями граждан осуществляет отправку ответов по рассмотренным обращениям в федеральные органы власти. 6.4.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы, запросы граждан дают должностные лица правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области или лица на то уполномоченные. 6.4.6. Заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области определяются ответственным исполнителем в регистрационной карточке АС ДОУ, если к их компетенции относится большая часть вопросов, содержащихся в обращении и касающихся сфер деятельности нескольких исполнительных органов государственной власти области (блоков). Если в обращении несколько равнозначных вопросов ответственный исполнитель определяется по мере постановки вопросов в заявлении, соисполнителям управление по работе с обращениями граждан направляет копии обращений. Заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области своей резолюцией определяют ответственного исполнителя в подведомственном блоке (структурное подразделение правительства области, исполнительный орган государственной власти области), которому поручается контроль за сроками исполнения и подготовка обобщенной информации заявителю. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения (с даты регистрации в управлении по работе с обращениями граждан) обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа заявителю. В проекте ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, и передается на подпись заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области либо ответственному исполнителю, определенному поручением. На последней странице письма, в нижнем левом углу, допускается указывать фамилии и номера служебных телефонов соисполнителей, участвовавших в подготовке обобщенной информации по обращению в части касающейся. Гражданину на его обращение направляется один ответ независимо от количества вопросов, изложенных в нем. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все исполнители. При необходимости продления срока рассмотрения конкретного вопроса, содержащегося в обращении, структурное подразделение правительства области, исполнительный орган государственной власти области, которому поручено рассмотрение данного вопроса: - согласовывает продление с заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, курирующими данный блок, - информирует ответственного исполнителя о продлении срока, - письменно уведомляет заявителя. Ответственный исполнитель готовит обобщенный ответ заявителю по всем вопросам, поставленным в обращении, а по вопросу, срок рассмотрения которого продлен, уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения конкретного вопроса и наименовании исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения правительства области, рассматривающего данный вопрос. По запросу из вышестоящих органов о представлении обобщенной информации по обращению, в котором содержится несколько вопросов, соисполнители направляют ответственному исполнителю всю необходимую информацию в части касающейся. Ответ по запросу из вышестоящих органов готовится на бланке письма правительства Воронежской области и подписывается заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области. В ответе, направляемом в федеральные органы государственной власти, указывается, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ. В случае необходимости продления исполнения поручения по запросу из федерального органа государственной власти ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения, сообщив в управление по работе с обращениями граждан о результатах согласования для внесения новых сроков в электронную карточку АС ДОУ. 6.4.7. По наиболее социально значимым вопросам, поставленным в обращениях граждан, заместитель руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области – руководитель управления по работе с обращениями граждан правительства Воронежской области докладывает губернатору Воронежской области лично. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Постановление от 31 декабря 2014 г. N 1240 об утверждении положения... Оз "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", указом губернатора Воронежской области от 05. 12.... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
О структуре агентства стратегических разработок Архангельской области В соответствии с пунктом 3 статьи 12 областного закона от 20 мая 2009 года №19-3-оз «о правительстве Архангельской области и иных... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области От 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Доклад о ходе реализации и об оценке эффективности реализации государственных... Охватывает все ключевые функции исполнительных органов государственной власти области, обеспечивающих достижение этих целей, а сами... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Губернатор ленинградской области постановление Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах и В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
|
В целях реализации на территории Воронежской области Федеральных... Воронежской области – раздел опытная эксплуатация гис жкх в Воронежской области. При возникновении вопросов рекомендуем пользоваться... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |