Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах
|
Скачать 1.43 Mb.
|
3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, протоколов заседаний коллегиальных органов Воронежской области 3.6.1. Протоколы заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области и документов к ним оформляются в соответствии с порядком, установленным Регламентом правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией. Оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области и документов к ним, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется организационным управлением. Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на основе записей, которые велись на заседании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола заседания правительства и президиума правительства области. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит организационное управление. В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например, главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций. Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на общем бланке правительства Воронежской области и включает следующие реквизиты: наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру; вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру. Например: ПРОТОКОЛ заседания правительства Воронежской области Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Номера протоколов заседаний правительства и президиума правительства области состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля. Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего. Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего. Слова «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Наименования должностей персонального состава правительства области печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия. Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») печатается центровано полужирном шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов. Например: 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.3.1. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Образец оформления протокола заседания правительства области, заседания президиума правительства области смотреть в приложениях № 19, 20. Выписки из протокола заседания правительства и президиума правительства области оформляются на общем бланке правительства области. Наименование вида документа «Выписка из протокола», дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола. Наименование вида документа - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» - печатается прописными буквами вразрядку. Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Далее оформляется подпись председательствующего в соответствии с п. 2.2.20 настоящей Инструкции. Выписки из протокола заседания правительства области и президиума правительства области заверяются круглой печатью организационного управления и подписываются его руководителем. Копии протоколов заседаний правительства и президиума правительства области направляются членам правительства области и президиума правительства области, должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем). Списки рассылки поручений, определенных протоколами заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области по соответствующим вопросам повестки заседания, подписывают руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, ответственные за подготовку вопросов. Рассылка осуществляется: заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области – в электронном виде через АС ДОУ; иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, – на бумажных носителях. 3.6.2. Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений губернатора Воронежской области, определенных на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет организационное управление. Протоколы еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф утверждения, через 2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово «ПРОТОКОЛ» полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и порядковый № протокола (полужирным шрифтом). Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Например: ПРОТОКОЛ поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у губернатора Воронежской области от 11 марта 2013 года № 8 Графы поручения оформляются таблицей: графа 1 - порядковый номер; графа 2 - содержание поручения; графа 3 - ответственные исполнители; графа 4 - сроки исполнения. В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций. Протокол утверждается губернатором Воронежской области, подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления (приложение № 21). После утверждения губернатором Воронежской области протокол регистрируется организационным управлением в базе данных «Протоколы» АС ДОУ. Копии протокола направляются заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области, которые являются постоянными участниками еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, а также должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем). Рассылка осуществляется: заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области – в электронном виде через АС ДОУ; иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, – на бумажных носителях. 3.6.3. Протоколы рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций составляются на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и оформляются в виде перечня поручений в табличной форме и состоят из граф: графа 1 – порядковый номер; графа 2 - содержание поручения; графа 3 – ответственные исполнители; графа 4 - сроки исполнения. Примечание: если ответственным за исполнение является сторонняя организация, в графе 3 следует также указывать и фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти), ответственного за исполнение поручения. Образец оформления протокола приведен в приложении № 22. Перечень поручений утверждается губернатором Воронежской области и визируется руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи, и руководителем управления по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области. Перечень поручений оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, либо руководителям территориальных органов федеральных органов власти или организаций его подготовка осуществляется в порядке, аналогичном указанному в подпункте 3.6.2». Записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста поручения возлагаются на подразделение, ответственное за подготовку и проведение встречи. В день утверждения губернатором Воронежской области протокол передается в организационное управление для регистрации в базе данных «Протоколы» АС ДОУ и направления на исполнение. После рассылки подлинник протокола совещания передается в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области. По истечении 2 лет протоколы оформляются на постоянное архивное хранение. 3.6.4. Оформление документов коллегиальных органов Воронежской области (далее - коллегиальные органы), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются структурными подразделениями правительства области или исполнительными органами государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа коллегиальных органов. 3.6.4.1. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов оформляются на общем бланке правительства области. Протоколы временных коллегиальных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Наименование вида документа слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру. Вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. При необходимости указывается место проведения заседания (совещания). Например: г. Павловск, г. Воронеж. Дата и номер протокола печатаются в одну строку под словом протокол. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании. Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола строится по схеме: Председатель или Председательствующий. Секретарь. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее через тире печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже. Слова «Присутствовали:», «Приглашенные:» печатаются от границы левого поля с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие. Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей – инициалы и фамилия в алфавитном порядке. Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу. Например: присутствовали 16 человек (список прилагается). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ:» печатаются прописными буквами по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля. В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ, и в протокол не включается. Перед основной частью текста протокола делается отметка «ПОВЕСТКА ДНЯ прилагается». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания. Каждый раздел состоит из трех частей: Слушали, выступили, решили (постановили). Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие. Слово «СЛУШАЛИ:» нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?). После слова «ВЫСТУПИЛИ:» в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих. Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: «Текст доклада прилагается». На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Основная часть текста протокола печатается через 1 межстрочный интервал. 3.6.4.2. Оформление решения (постановления) совещания, коллегиального органа. Решения (постановления), содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1.; 1.2. и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать, к какому сроку. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу. Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа «РЕШЕНИЕ» («ПОСТАНОВЛЕНИЕ») печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа. Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления). Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа. В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа. Образец оформления протокола приведен в приложении № 23, образец оформления выписки из протокола - в приложении № 24. Подписанные протоколы заседаний правительства и президиума правительства области, совещательных органов при губернаторе Воронежской области и правительстве области, коллегиальных органов Воронежской области регистрируются в базе данных «Протоколы» АС ДОУ. 3.6.5. Документы заседаний правительства области, президиума правительства области формируются в дела организационным управлением. Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в коллегиальном органе. Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме: повестка дня; список присутствующих; протокол заседания; постановление (решение) комиссии (совета); документы выступлений по повестке дня. Каждый документ должен иметь заголовок, соответствующий повестке дня заседания комиссии (совета). Документ подписывается выступающим. Подпись включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Протоколы заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области в течение календарного года хранятся в организационном управлении, затем передаются по описи в архив правительства области. Примечание. Протоколы заседаний коллегиальных органов созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве области в течение 2 лет хранятся у секретарей комиссий в структурных подразделениях правительства области или исполнительных органах государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа коллегиальных органов, затем передаются по описи в архив правительства области. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Постановление от 31 декабря 2014 г. N 1240 об утверждении положения... Оз "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", указом губернатора Воронежской области от 05. 12.... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
О структуре агентства стратегических разработок Архангельской области В соответствии с пунктом 3 статьи 12 областного закона от 20 мая 2009 года №19-3-оз «о правительстве Архангельской области и иных... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области От 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Доклад о ходе реализации и об оценке эффективности реализации государственных... Охватывает все ключевые функции исполнительных органов государственной власти области, обеспечивающих достижение этих целей, а сами... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Губернатор ленинградской области постановление Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах и В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
|
В целях реализации на территории Воронежской области Федеральных... Воронежской области – раздел опытная эксплуатация гис жкх в Воронежской области. При возникновении вопросов рекомендуем пользоваться... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |